12. April 2017

Die Renaissance des Intranets


Die fortschreitende Digitalisierung vereinfacht viele Abläufe in den Unternehmen. Nicht nur die Workflows entlang der Wertschöpfungsketten lassen sich dadurch effizienter gestalten, sondern auch die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen lässt sich wesentlich vereinfachen. In Form einer zentralen digitalen Informations- und Arbeitsplattform erlebt das Intranet als Social Intranet in Unternehmen gegenwärtig eine Renaissance, nachdem es in den Jahren zuvor durch den Social-Media-Boom etwas ins Abseits geraten war.

Information sollte keine Einbahnstraße sein

Mitarbeiter müssen sich schnell und umfassend über alle Prozesse und Entscheidungen im Unternehmen informieren können. Das fördert die Motivation und wirkt sich positiv auf die Arbeitsleistung aus. Eine Mitarbeiterzeitung kann auch in digitaler Form nicht mehr die kommunikativen Bedürfnisse befriedigen, die sich seit dem Durchbruch der sozialen Medien entwickelt haben. Das müssen auch immer mehr Intranetverantwortliche erkennen, deren Kernkompetenz bisher in der Aufbereitung und Bereitstellung von Informationen in einem Content-Management-System bestand. Mitarbeiter erwarten Möglichkeiten des Feedbacks, des Wissensaustauschs und der digitalen Kommunikation mit anderen Mitarbeitern über alle Abteilungsgrenzen hinweg. Dem klassischen Intranet mangelt es jedoch an Funktionen zum digitalen Informationsaustausch.

Wie sieht ein modernes Intranet in unserer Zeit aus?

Die Digitalisierung aller Lebensbereiche schreitet unaufhörlich voran. Unternehmen, die sich für Industrie 4.0 rüsten und die Nutzung künstlicher Intelligenz in der Produktion vorantreiben, haben selbstverständlich ein Interesse daran, dass auch die Arbeitsplätze mit dieser Entwicklung Schritt halten.
Im Wesentlichen sind es fünf Dimensionen, die ein modernes Intranet ausmachen:
  • Kernintranet
  • Collaboration
  • Social Intranet
  • Portal
  • Suchfunktion
Während das Kernintranet vor allem die klassische Push-Kommunikation, also die Informationsbereitstellung durch ein Redaktionsteam abdeckt, bedarf es eines übersichtlich strukturierten Portals über das die Mitarbeiter ohne Umwege an alle Informationen und Anwendungen gelangen. Hierbei ist das Single-Point-of-Entry-Prinzip zu beachten. Einmal authentifiziert und eingeloggt, hat der Nutzer Zugriff auf alle durch das Intranet bereitgestellten Applikationen. Mehrmaliges Einloggen erübrigt sich dadurch. Zur Usability des Portals gehört neben einer übersichtlichen Strukturierung unbedingt auch eine leistungsstarke Suchfunktion zum leichteren Auffinden von Inhalten. Analog zu den sozialen Netzwerken gehören Social-Funktionen wie Like-Buttons und Kommentarfunktionen zu einem modernen Intranet unbedingt dazu. Dasselbe gilt auch für den Aspekt der Collaboration. Mitarbeiter sollen sich über das Intranet nicht nur leichter kennenlernen und einfacher Wissensaustausch betreiben, sondern auch besser zusammenarbeiten können – und zwar über alle Abteilungsgrenzen hinweg. Das Ziel muss die Schaffung einer unternehmensweiten digitalen Arbeitsplattform sein.

Was Nutzer am Intranet am meisten stört

Viele unternehmensweite Intranets sind in dieser Hinsicht noch stark verbesserungsbedürftig. Zu diesem Ergebnis kommt die Intranet-Studie 2016 vom Beratungsunternehmen NetFederation. Im Rahmen dieser Studie wurden 287 Intranetnutzer und Verantwortliche befragt. Im Zentrum der Kritik steht häufig die mangelnde Usability. Viele User empfinden das Intranet in ihrem Unternehmen schlichtweg als zu unübersichtlich und finden sich infolgedessen darin nur schwer zurecht. Dadurch wird das schnelle Auffinden von Informationen erschwert. Die Bereitschaft sinkt, das Intranet für die tägliche Arbeit zu nutzen. Oftmals werden Intranetarchitekturen zu sehr aus der Unternehmensperspektive geplant und die Mitarbeiter als Nutzer zu wenig miteinbezogen. Laut Studie wurden Mitarbeiter nur in jedem vierten Intranetprojekt involviert. Es gibt in vielen Unternehmen also noch erheblichen Optimierungsbedarf in Bezug auf die Nutzeranforderungen.

Nutzung des Intranets in Unternehmen

Bei der Nutzung des Intranets gibt es zum Teil große Unterschiede zwischen Unternehmen und Branchen. Während in großen Unternehmen die Entwicklung des firmenweiten Intranets weit fortgeschritten ist, hinken kleine und mittelständische oft hinterher. Oft mangelt es an Personalressourcen für die Umsetzung, manchmal aber auch an den geeigneten Plattformen für eine moderne Intranetarchitektur. Nicht nur Großunternehmen können von modernen Intranet-Plattformen wie Sharepoint profitieren. Auch Unternehmen aus dem B2B-Bereich eröffnen sich mit diesen Plattformen interessante Perspektiven, um die Nutzerakzeptanz zu erhöhen und die firmeninterne Kommunikation zu verbessern.

Fazit

Wer die Produktivität seines Intranets erhöhen möchte, muss für mehr Nutzerakzeptanz sorgen. Das gelingt nur mit einer modernen Intranetstruktur, welche die Mitarbeiterperspektive einbezieht und die Workflows entsprechend gestaltet. Ein modernes Intranet muss den Nutzern den Zugang erleichtern, den Wissens- und Erfahrungsaustausch unterstützen und die fruchtbare Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern fördern.

Ein Intranet mit Sharepoint bringt die optimalen Voraussetzungen mit, um diese Ziele perfekt umzusetzen. Es ist die Basis für das Intranet der Zukunft, das alles vereint: den Arbeitsplatz, die Dokumentenablage, das HR-Portal und das firmeninterne soziale Netzwerk. Wollen Sie mehr über die Möglichkeiten der Umsetzung eines firmenweiten Intranets mit Sharepoint erfahren? Informieren Sie sich weiter unter http://www.allgeier-ps.com/sharepoint/intranet.html.

Quellen:
https://www.intranet-studie.de/intranet-studie-2016/ueber-die-studien/vorwort
http://www.intranetberater.de/index.php/item/227-intranet-studie-2016
http://www.arbeitsplatz40.de/social-intranet-studie-2016/
http://social-intranet.net/intranet-marktuebersicht-trends-2015/
http://www.contentmanager.de/cms/intranet/checkliste-fuer-das-perfekte-intranet/
http://www.opus5.de/de/blickpunkt/detailseiten/blickpunkt_artikel_1.html
http://www.perspektive-blau.de/artikel/0804a/0804a.htm
http://www.manager-magazin.de/unternehmen/artikel/intranet-netfederation-studie-2016-a-1073338.html
https://www.tixxt.com/de/studie-beweist-social-intranet-macht-gluecklich/
http://www.lautenbachsass.de/blog/2016/04/05/es-war-einmal-das-intranet/
http://social-intranet.net/startup-kultur/
http://social-intranet.net/dosierter-change-intranets-schrittweise-entwickeln/
https://de.statista.com/statistik/daten/studie/471684/umfrage/kommunikationsmassnahmen-deutscher-unternehmen/

18. Mai 2016

Add-ins für Microsoft SharePoint: einfache und sichere Funktionserweiterungen


Seit Einführung der 2013er-Version von SharePoint stellen so genannte Add-ins eine Möglichkeit dar, den Funktionsumfang der beliebten Webanwendung zu erweitern. Sie existieren neben den bereits bekannten Farm- und Sandkastenlösungen und werden von Microsoft empfohlen. Die Redmonder arbeiten kontinuierlich an der Verbesserung der Leistungsfähigkeit des Add-in-Modells, das zahlreiche Vorteile im Hinblick auf Flexibilität, Stabilität und Sicherheit bietet. Es soll die anderen Lösungen weitestgehend ersetzen. Doch was genau sind Add-ins für SharePoint überhaupt, und worin besteht ihr Mehrwert für Unternehmen?

Was sind Add-ins für SharePoint?

Bei Add-ins für SharePoint handelt es sich um kleine, in sich geschlossene Programme, die den Funktionsumfang von SharePoint-Seiten erweitern. Zur Programmierung können neben .NET-Sprachen unter anderem auch PHP und JavaScript zum Einsatz kommen. Die Kommunikation mit dem SharePoint-Server erfolgt über dessen Client-Objektmodell sowie die REST-API, eine seit der Version 2013 für die SharePoint-Entwicklung verwendbare Programmierschnittstelle.
Die Funktionalität eines Add-ins kann dem Benutzer im Rahmen einer SharePoint-Seite auf drei verschiedene Arten zur Verfügung gestellt werden:
  • als vollständige neue Seite inklusive Benutzeroberfläche,
  • als „Add-in-Webpart“ – hier werden die Inhalte in einem iFrame angezeigt
  • oder in Form von Benutzeroberflächenbefehlen, beispielsweise als Erweiterung einer Menü-Schaltfläche.

Mehr Sicherheit im Sandkasten

Schon kurz nach dem Erscheinen der ersten SharePoint-Version bestand Bedarf an benutzerdefinierten Erweiterungen des Funktionsumfangs. Diese wurden damals ausschließlich über Farmlösungen auf Serverebene realisiert. Der direkte, uneingeschränkte Zugriff auf den Server setzte einen sehr bewussten Umgang mit den vorhandenen Ressourcen sowie einen sehr sorgfältigen Programmierstil voraus. Fehler im Code konnten im schlimmsten Fall das gesamte System lahmlegen.

Die mit SharePoint 2010 eingeführten Sandkastenlösungen brachten deutliche Verbesserungen in Sachen Sicherheit mit sich und bildeten den Ausgangspunkt für die Entwicklung des Add-in-Modells. Serverseitige Sandkastenlösungen werden als Websitesammlungen implementiert und können nur noch auf diese zugreifen – und nicht mehr auf die Objekte der obersten Ebene. Dies bietet gegenüber herkömmlichen Farmlösungen einen deutlichen Vorteil, da die oberste Ebene vor Beeinträchtigungen durch fehlerhaften Code geschützt ist. Zudem konnte durch gezielte Begrenzung von Websitesammlungen auch der Ressourcenverbrauch begrenzt werden.

Im Rahmen der als „App-Modell“ eingeführten und später in „Add-in-Modell“ umbenannten Lösung wurden Teile des Sandkasten-Prinzips übernommen. Programmlogik, Daten und Hosting wurden allerdings in hohem Maße voneinander abgekoppelt. Laut Microsoft wird die Nutzung von codelosen Sandkastenlösungen (No-Code Sandboxed Solutions, NCSS) weiterhin möglich sein. Statt Sandkastenlösung mit benutzerdefiniertem Code, der serverseitig ausgeführt wird, sollen künftig jedoch Add-ins erstellt werden, die die gewünschten Funktionen bieten, jedoch nur noch eingeschränkte Zugriffsrechte auf dem Server benötigen.

Unterschiede zu herkömmlichen SharePoint-Lösungen

Add-ins unterscheiden sich vor allem durch die clientseitige Code-Ausführung von den bisher verwendeten SharePoint-Lösungen. So wird der SharePoint-Server entlastet und die Unabhängigkeit des Add-ins von SharePoint ist gewährleistet. Da kein benutzerdefinierter Code mehr serverseitig ausgeführt wird, erhöht das auch die Sicherheit und die Stabilität, denn der Serverbetrieb läuft unabhängig von den Add-ins – ganz gleich, ob das Add-in innerhalb einer SharePoint-Seite, auf Windows Azure oder bei einem Provider gehostet wird.

Darüber hinaus bieten SharePoint-Add-ins dem Anwender während des Installationsprozesses eine besonders hohe Transparenz im Hinblick auf die künftig benötigten Zugriffsrechte, denn diese sind bereits hier alle zu sehen. Der Installationsprozess selbst entlastet außerdem die IT-Abteilung, da eine Installation direkt über die Oberfläche möglich ist.

Eine weitere erwähnenswerte Neuerung ist die Möglichkeit des Vertriebs von SharePoint-Add-ins: Unternehmen können über Microsofts Office Store weltweit nach fertigen Lösungen suchen und so vergleichsweise Geld sparen. Öffentliche Nutzerbewertungen können überdies bei der Kaufentscheidung helfen. Eine zweite Möglichkeit zur Verteilung von SharePoint-Add-ins ist das Anlegen eines privaten Add-in-Katalogs. Hier können intern erstellte Anwendungen verwaltet und je nach Aufgabenbereich ausgewählt werden.

Add-ins als SharePoint-Lösung der Zukunft

Obwohl zahlreiche Unternehmen – vor allem jene, in denen ältere SharePoint-Versionen eingesetzt werden – noch immer auf Farm- und Sandkasten-Lösungen zurückgreifen, gehört die Zukunft den Add-ins. Sie werden auch im Hinblick auf die ab Anfang Mai erhältliche 2016er-Version von SharePoint eine immer bedeutender.

Die wichtigsten Vorteile der Add-in-Nutzung lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:
  • Stabilität und Sicherheit dank des zugrundeliegenden Anwendungsmodells
  • clientseitiger ausgeführter Code und Cloud-Hosting entlasten den SharePoint-Server
  • einfacher und sicherer Installationsprozess ohne Zusatzaufwand für Administratoren
  • Verwendung plattformübergreifender Standards und einer größeren Bandbreite an Programmiersprachen
  • unkomplizierte Suche und einfacher Erwerb fertiger SharePoint-Lösungen über den Office Store und/oder interne Kataloge
  • Auslegung für die Cloud – cloudbasierte Ressourcen können flexibler genutzt werden
Nutzen Sie die Vorteile des Add-in-Modells von SharePoint zum Vorteil für Ihr Unternehmen. Nützliche SharePoint Add-ins finden Sie zum Beispiel auf unserer Website, die auf Basis langjähriger Erfahrung entwickelt wurden und sich auf Wunsch rasch um ein Corporate Design oder weitere Funktionen ergänzen lassen. 

Darunter zu finden ist ein Add-in für die Urlaubsverwaltung innerhalb Ihres Unternehmens, Add-ins für Reisekostenabrechnungen, sowie Spesenabrechnung und ein Poolfahrzeug Management für Ihren Fuhrpark.

21. Oktober 2015

SharePoint 2016: Was ist Neu?

 
Endlich ist es soweit: Microsoft veröffentlichte in der letzten Augustwoche dieses Jahres eine Vorabversion des neuen SharePoint 2016. Interessenten, die die IT Preview Variante herunterladen, bekommen so noch vor der vollumfänglichen Veröffentlichung im Frühjahr 2016 bereits die Möglichkeit, einen ersten Einblick in die neuen  Features der Microsoft Lösung zu gewinnen.

Die erste wichtige Nachricht: On-Premise ist nicht tot! SharePoint 2016 erscheint nicht nur als reine Online Version, sondern wird weiterhin als hybride oder lokal angesiedelte Variante aufsetzbar sein. Einige neue Einstellungsmöglichkeiten vereinfachen die Verbindung zwischen Office 365 mit SharePoint 2016 On-Premise und erleichtert somit das Zusammenspiel der Funktionalitäten.

30. Juni 2015

Bedeutung eines Intranets für Consulting Unternehmen

Unternehmensweites Intranet

Durch die Digitalisierung unserer Arbeitswelt und die allgegenwärtige Internetverbindung unserer Arbeitsgeräte hat sich die Arbeitsweise vieler Mitarbeiter in den letzten Jahren stark verändert. Es ist weniger wichtig geworden, wo sich ein Mitarbeiter gerade befindet, wenn er seiner Arbeit nachgeht. Ob im Büro, beim Kunden, im Home Office oder von unterwegs aus kann er durch eine intelligente Intranetlösung doch stets mit allem verbunden sein und hat stets Zugriff auf seine Dokumente und Daten. Das enorme Potential eines Intranets zum Thema Mobile Working wird hingegen noch von vielen Unternehmen häufig unterschätzt. Das staubige Image des Intranet suggeriert die reine Darstellung von zentral gepflegten Informationen und den ausschließlichen Zugriff innerhalb der Firmenräume. In den letzten Jahren hat sich hier jedoch einiges getan. Durch die vielfältigen Einsatzszenarien kann ein unternehmensweites Intranet gerade für Beratungsunternehmen von großer Bedeutung sein – das Intranet als Kommunikations- und Kollaborationsplattform im Unternehmen, das Bindeglied zwischen Consultants im Kundeneinsatz und Arbeitgeber.

11. November 2014

SharePoint Alert per Javascript / jQuery setzen

Wer schon mal versucht hat per SharePoint Client Side Object Model (CSOM) einen Alert für einen User zu setzen, musste feststellen, dass dies so out-of-the-box nicht möglich ist. Es gibt zwar noch den Alerts Web Service, sowie mit SPServices einen einfach zu handhabenden Wrapper für jQuery / Javascript. Allerdings bieten diese nur die Möglichkeit vorhandene Alerts abzufragen bzw. zu löschen.

An dieser Stelle möchte ich daher eine auf Javascript / jQuery basierende Lösung vorstellen, um für einen beliebigen Benutzer Alerts für eine Liste zu setzen.

4. März 2014

Manuelle Migration der SharePoint On-Premise SkyDrive Pro Bibliothek zur cloud-basierten Variante von SharePoint Online

Wir bei der Allgeier Productivity Solutions haben uns entschlossen, unseren bisherigen On-Premise SharePoint 2013 abzulösen und dessen Inhalte auf das cloud-basierte SharePoint Online zu migrieren. Als Teil des gesamten Migrationsprojektes ist auch die Migration der MySite, genauer gesagt der SkyDrive Pro Bibliothek der On-Premise Variante, auf die entsprechende Bibliothek der cloud-basierten Variante geplant. In diesem Blogeintrag beschreiben wir, wie wir in diesem Schritt vorgehen werden.

Anmerkung: Seit dem 19. Februar 2014 wurde "SkyDrive" offiziell in "OneDrive" und "SkyDrive Pro" in "OneDrive for Business" umbenannt. In diesem Blog-Eintrag werden allerdings noch die alten Namen verwendet, um die Konsistenz mit den Screenshots und den Apps und Anwendungen zu bewahren.

Was bringt das cloud-basierte SkyDrive Pro?

9. September 2013

Lerne von anderen

Jeder von uns erlebt im Geschäftsalltag beim Kunden oder im Büro Erfolge und Misserfolge. Ein Erfolg kann das Gelingen eines wichtigen Projektes beim Kunden sein, wie z.B. die erfolgreiche unternehmensweite Migration von Microsoft SharePoint

In den seltensten Fällen haben wir vor uns eine ideale IT-Umgebung, jedes Projekt hat seine eigenen Herausforderungen. Wenn wir diese Hürden meistern, freuen wir uns ganz besonders und  natürlich freut sich derjenige immer am meisten, der für diesen Erfolg verantwortlich ist.

Genau hier liegt aber auch manchmal der Knackpunkt: Der Erfolg des einen führt manchmal zu Missgunst bei anderen. Und auch Misserfolge sind nicht immer zu vermeiden. Sie können jedem passieren, sei es aus eigenen Fehlern oder aus Rahmenbedingungen heraus, die außerhalb seines Einflussbereichs liegen. Uns ist es wichtig, dass bei diesen Erfolgen keine Neider entstehen und bei Misserfolgen keine herablassenden Bemerkungen fallen. Wichtig ist auch, dass sowohl aus Erfolgen als auch aus Misserfolgen etwas gelernt werden kann. Daher sind die Erfahrungen jedes Einzelnen besonders wichtig.

Wir können durch jede Erfahrung, die gemacht wurde, profitieren und lernen. Grundsätzlich ist jeder Erfolg des Einzelnen auch der Erfolg des gesamten Teams und damit auch der Erfolg der Allgeier Productivity Solutions.

Wie geht ihr mit den Erfolgen/Misserfolgen anderer um? Was habt ihr dabei hinzugelernt und wo habt ihr euch weiterentwickelt?

4. Juni 2013

Social Lync App

Was ist die Social Lync App?

Die Social Lync App ist aus dem Bedürfnis heraus entstanden, für die interne Kommunikation schnell kleine Nachrichten und Statusmeldungen zu erstellen, ohne einen zusätzlichen Microblogging-Dienst aufrufen zu müssen.

Bei unserem aktuellen Technologiestand hat sich Microsoft Lync schnell durchgesetzt, weil es bei uns zur Standard-Installation eines jeden Rechners gehört. Neben den offensichtlichen Funktionen von Lync wie Instant Messaging und Telefonie, kann man dort nämlich u.a. auch Statusmeldungen einstellen und man erhält einen guten Überblick über den aktuellen Status der Mitarbeiter, die man in der Kontaktliste hat.

11. Februar 2013

E-Mails vom lokalen SharePoint via Exchange online / Office 365 senden


Mit der neuesten Generation von Office 365 hat das Cloud-Angebot von Microsoft deutlich an Verbreitung zugenommen. Gerade das Exchange-Angebot mit 25 GB Speicherplatz und einem integrierten Archiv ist eine kostengünstige Alternative zum internen Hosting. Während bei E-Mails oft die Kosteneinsparungen gegenüber den Sicherheitsbedenken siegen, wird SharePoint - auch aufgrund von geringen Bandbreiten - häufig noch intern betrieben.

An dieser Stelle fangen meistens die Probleme an, denn ab diesem Punkt befindet man sich in einer sog. Hybrid Cloud. Hinter diesem hochstehenden Begriff verbirgt sich der Parallelbetrieb und die integration von lokalem und "Cloud"-Betrieb. Auch wenn Office 365 hier einige Unterstützung liefert, liegt der Teufel oft im Detail.