18. Mai 2016

Add-ins für Microsoft SharePoint: einfache und sichere Funktionserweiterungen


Seit Einführung der 2013er-Version von SharePoint stellen so genannte Add-ins eine Möglichkeit dar, den Funktionsumfang der beliebten Webanwendung zu erweitern. Sie existieren neben den bereits bekannten Farm- und Sandkastenlösungen und werden von Microsoft empfohlen. Die Redmonder arbeiten kontinuierlich an der Verbesserung der Leistungsfähigkeit des Add-in-Modells, das zahlreiche Vorteile im Hinblick auf Flexibilität, Stabilität und Sicherheit bietet. Es soll die anderen Lösungen weitestgehend ersetzen. Doch was genau sind Add-ins für SharePoint überhaupt, und worin besteht ihr Mehrwert für Unternehmen?

Was sind Add-ins für SharePoint?

Bei Add-ins für SharePoint handelt es sich um kleine, in sich geschlossene Programme, die den Funktionsumfang von SharePoint-Seiten erweitern. Zur Programmierung können neben .NET-Sprachen unter anderem auch PHP und JavaScript zum Einsatz kommen. Die Kommunikation mit dem SharePoint-Server erfolgt über dessen Client-Objektmodell sowie die REST-API, eine seit der Version 2013 für die SharePoint-Entwicklung verwendbare Programmierschnittstelle.
Die Funktionalität eines Add-ins kann dem Benutzer im Rahmen einer SharePoint-Seite auf drei verschiedene Arten zur Verfügung gestellt werden:
  • als vollständige neue Seite inklusive Benutzeroberfläche,
  • als „Add-in-Webpart“ – hier werden die Inhalte in einem iFrame angezeigt
  • oder in Form von Benutzeroberflächenbefehlen, beispielsweise als Erweiterung einer Menü-Schaltfläche.

Mehr Sicherheit im Sandkasten

Schon kurz nach dem Erscheinen der ersten SharePoint-Version bestand Bedarf an benutzerdefinierten Erweiterungen des Funktionsumfangs. Diese wurden damals ausschließlich über Farmlösungen auf Serverebene realisiert. Der direkte, uneingeschränkte Zugriff auf den Server setzte einen sehr bewussten Umgang mit den vorhandenen Ressourcen sowie einen sehr sorgfältigen Programmierstil voraus. Fehler im Code konnten im schlimmsten Fall das gesamte System lahmlegen.

Die mit SharePoint 2010 eingeführten Sandkastenlösungen brachten deutliche Verbesserungen in Sachen Sicherheit mit sich und bildeten den Ausgangspunkt für die Entwicklung des Add-in-Modells. Serverseitige Sandkastenlösungen werden als Websitesammlungen implementiert und können nur noch auf diese zugreifen – und nicht mehr auf die Objekte der obersten Ebene. Dies bietet gegenüber herkömmlichen Farmlösungen einen deutlichen Vorteil, da die oberste Ebene vor Beeinträchtigungen durch fehlerhaften Code geschützt ist. Zudem konnte durch gezielte Begrenzung von Websitesammlungen auch der Ressourcenverbrauch begrenzt werden.

Im Rahmen der als „App-Modell“ eingeführten und später in „Add-in-Modell“ umbenannten Lösung wurden Teile des Sandkasten-Prinzips übernommen. Programmlogik, Daten und Hosting wurden allerdings in hohem Maße voneinander abgekoppelt. Laut Microsoft wird die Nutzung von codelosen Sandkastenlösungen (No-Code Sandboxed Solutions, NCSS) weiterhin möglich sein. Statt Sandkastenlösung mit benutzerdefiniertem Code, der serverseitig ausgeführt wird, sollen künftig jedoch Add-ins erstellt werden, die die gewünschten Funktionen bieten, jedoch nur noch eingeschränkte Zugriffsrechte auf dem Server benötigen.

Unterschiede zu herkömmlichen SharePoint-Lösungen

Add-ins unterscheiden sich vor allem durch die clientseitige Code-Ausführung von den bisher verwendeten SharePoint-Lösungen. So wird der SharePoint-Server entlastet und die Unabhängigkeit des Add-ins von SharePoint ist gewährleistet. Da kein benutzerdefinierter Code mehr serverseitig ausgeführt wird, erhöht das auch die Sicherheit und die Stabilität, denn der Serverbetrieb läuft unabhängig von den Add-ins – ganz gleich, ob das Add-in innerhalb einer SharePoint-Seite, auf Windows Azure oder bei einem Provider gehostet wird.

Darüber hinaus bieten SharePoint-Add-ins dem Anwender während des Installationsprozesses eine besonders hohe Transparenz im Hinblick auf die künftig benötigten Zugriffsrechte, denn diese sind bereits hier alle zu sehen. Der Installationsprozess selbst entlastet außerdem die IT-Abteilung, da eine Installation direkt über die Oberfläche möglich ist.

Eine weitere erwähnenswerte Neuerung ist die Möglichkeit des Vertriebs von SharePoint-Add-ins: Unternehmen können über Microsofts Office Store weltweit nach fertigen Lösungen suchen und so vergleichsweise Geld sparen. Öffentliche Nutzerbewertungen können überdies bei der Kaufentscheidung helfen. Eine zweite Möglichkeit zur Verteilung von SharePoint-Add-ins ist das Anlegen eines privaten Add-in-Katalogs. Hier können intern erstellte Anwendungen verwaltet und je nach Aufgabenbereich ausgewählt werden.

Add-ins als SharePoint-Lösung der Zukunft

Obwohl zahlreiche Unternehmen – vor allem jene, in denen ältere SharePoint-Versionen eingesetzt werden – noch immer auf Farm- und Sandkasten-Lösungen zurückgreifen, gehört die Zukunft den Add-ins. Sie werden auch im Hinblick auf die ab Anfang Mai erhältliche 2016er-Version von SharePoint eine immer bedeutender.

Die wichtigsten Vorteile der Add-in-Nutzung lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:
  • Stabilität und Sicherheit dank des zugrundeliegenden Anwendungsmodells
  • clientseitiger ausgeführter Code und Cloud-Hosting entlasten den SharePoint-Server
  • einfacher und sicherer Installationsprozess ohne Zusatzaufwand für Administratoren
  • Verwendung plattformübergreifender Standards und einer größeren Bandbreite an Programmiersprachen
  • unkomplizierte Suche und einfacher Erwerb fertiger SharePoint-Lösungen über den Office Store und/oder interne Kataloge
  • Auslegung für die Cloud – cloudbasierte Ressourcen können flexibler genutzt werden
Nutzen Sie die Vorteile des Add-in-Modells von SharePoint zum Vorteil für Ihr Unternehmen. Nützliche SharePoint Add-ins finden Sie zum Beispiel auf unserer Website, die auf Basis langjähriger Erfahrung entwickelt wurden und sich auf Wunsch rasch um ein Corporate Design oder weitere Funktionen ergänzen lassen. 

Darunter zu finden ist ein Add-in für die Urlaubsverwaltung innerhalb Ihres Unternehmens, Add-ins für Reisekostenabrechnungen, sowie Spesenabrechnung und ein Poolfahrzeug Management für Ihren Fuhrpark.

21. Oktober 2015

SharePoint 2016: Was ist Neu?

 
Endlich ist es soweit: Microsoft veröffentlichte in der letzten Augustwoche dieses Jahres eine Vorabversion des neuen SharePoint 2016. Interessenten, die die IT Preview Variante herunterladen, bekommen so noch vor der vollumfänglichen Veröffentlichung im Frühjahr 2016 bereits die Möglichkeit, einen ersten Einblick in die neuen  Features der Microsoft Lösung zu gewinnen.

Die erste wichtige Nachricht: On-Premise ist nicht tot! SharePoint 2016 erscheint nicht nur als reine Online Version, sondern wird weiterhin als hybride oder lokal angesiedelte Variante aufsetzbar sein. Einige neue Einstellungsmöglichkeiten vereinfachen die Verbindung zwischen Office 365 mit SharePoint 2016 On-Premise und erleichtert somit das Zusammenspiel der Funktionalitäten.

30. Juni 2015

Bedeutung eines Intranets für Consulting Unternehmen

Unternehmensweites Intranet

Durch die Digitalisierung unserer Arbeitswelt und die allgegenwärtige Internetverbindung unserer Arbeitsgeräte hat sich die Arbeitsweise vieler Mitarbeiter in den letzten Jahren stark verändert. Es ist weniger wichtig geworden, wo sich ein Mitarbeiter gerade befindet, wenn er seiner Arbeit nachgeht. Ob im Büro, beim Kunden, im Home Office oder von unterwegs aus kann er durch eine intelligente Intranetlösung doch stets mit allem verbunden sein und hat stets Zugriff auf seine Dokumente und Daten. Das enorme Potential eines Intranets zum Thema Mobile Working wird hingegen noch von vielen Unternehmen häufig unterschätzt. Das staubige Image des Intranet suggeriert die reine Darstellung von zentral gepflegten Informationen und den ausschließlichen Zugriff innerhalb der Firmenräume. In den letzten Jahren hat sich hier jedoch einiges getan. Durch die vielfältigen Einsatzszenarien kann ein unternehmensweites Intranet gerade für Beratungsunternehmen von großer Bedeutung sein – das Intranet als Kommunikations- und Kollaborationsplattform im Unternehmen, das Bindeglied zwischen Consultants im Kundeneinsatz und Arbeitgeber.

11. November 2014

SharePoint Alert per Javascript / jQuery setzen

Wer schon mal versucht hat per SharePoint Client Side Object Model (CSOM) einen Alert für einen User zu setzen, musste feststellen, dass dies so out-of-the-box nicht möglich ist. Es gibt zwar noch den Alerts Web Service, sowie mit SPServices einen einfach zu handhabenden Wrapper für jQuery / Javascript. Allerdings bieten diese nur die Möglichkeit vorhandene Alerts abzufragen bzw. zu löschen.

An dieser Stelle möchte ich daher eine auf Javascript / jQuery basierende Lösung vorstellen, um für einen beliebigen Benutzer Alerts für eine Liste zu setzen.

4. März 2014

Manuelle Migration der SharePoint On-Premise SkyDrive Pro Bibliothek zur cloud-basierten Variante von SharePoint Online

Wir bei der Allgeier Productivity Solutions haben uns entschlossen, unseren bisherigen On-Premise SharePoint 2013 abzulösen und dessen Inhalte auf das cloud-basierte SharePoint Online zu migrieren. Als Teil des gesamten Migrationsprojektes ist auch die Migration der MySite, genauer gesagt der SkyDrive Pro Bibliothek der On-Premise Variante, auf die entsprechende Bibliothek der cloud-basierten Variante geplant. In diesem Blogeintrag beschreiben wir, wie wir in diesem Schritt vorgehen werden.

Anmerkung: Seit dem 19. Februar 2014 wurde "SkyDrive" offiziell in "OneDrive" und "SkyDrive Pro" in "OneDrive for Business" umbenannt. In diesem Blog-Eintrag werden allerdings noch die alten Namen verwendet, um die Konsistenz mit den Screenshots und den Apps und Anwendungen zu bewahren.

Was bringt das cloud-basierte SkyDrive Pro?

9. September 2013

Lerne von anderen

Jeder von uns erlebt im Geschäftsalltag beim Kunden oder im Büro Erfolge und Misserfolge. Ein Erfolg kann das Gelingen eines wichtigen Projektes beim Kunden sein, wie z.B. die erfolgreiche unternehmensweite Migration von Microsoft SharePoint

In den seltensten Fällen haben wir vor uns eine ideale IT-Umgebung, jedes Projekt hat seine eigenen Herausforderungen. Wenn wir diese Hürden meistern, freuen wir uns ganz besonders und  natürlich freut sich derjenige immer am meisten, der für diesen Erfolg verantwortlich ist.

Genau hier liegt aber auch manchmal der Knackpunkt: Der Erfolg des einen führt manchmal zu Missgunst bei anderen. Und auch Misserfolge sind nicht immer zu vermeiden. Sie können jedem passieren, sei es aus eigenen Fehlern oder aus Rahmenbedingungen heraus, die außerhalb seines Einflussbereichs liegen. Uns ist es wichtig, dass bei diesen Erfolgen keine Neider entstehen und bei Misserfolgen keine herablassenden Bemerkungen fallen. Wichtig ist auch, dass sowohl aus Erfolgen als auch aus Misserfolgen etwas gelernt werden kann. Daher sind die Erfahrungen jedes Einzelnen besonders wichtig.

Wir können durch jede Erfahrung, die gemacht wurde, profitieren und lernen. Grundsätzlich ist jeder Erfolg des Einzelnen auch der Erfolg des gesamten Teams und damit auch der Erfolg der Allgeier Productivity Solutions.

Wie geht ihr mit den Erfolgen/Misserfolgen anderer um? Was habt ihr dabei hinzugelernt und wo habt ihr euch weiterentwickelt?

4. Juni 2013

Social Lync App

Was ist die Social Lync App?

Die Social Lync App ist aus dem Bedürfnis heraus entstanden, für die interne Kommunikation schnell kleine Nachrichten und Statusmeldungen zu erstellen, ohne einen zusätzlichen Microblogging-Dienst aufrufen zu müssen.

Bei unserem aktuellen Technologiestand hat sich Microsoft Lync schnell durchgesetzt, weil es bei uns zur Standard-Installation eines jeden Rechners gehört. Neben den offensichtlichen Funktionen von Lync wie Instant Messaging und Telefonie, kann man dort nämlich u.a. auch Statusmeldungen einstellen und man erhält einen guten Überblick über den aktuellen Status der Mitarbeiter, die man in der Kontaktliste hat.

11. Februar 2013

E-Mails vom lokalen SharePoint via Exchange online / Office 365 senden


Mit der neuesten Generation von Office 365 hat das Cloud-Angebot von Microsoft deutlich an Verbreitung zugenommen. Gerade das Exchange-Angebot mit 25 GB Speicherplatz und einem integrierten Archiv ist eine kostengünstige Alternative zum internen Hosting. Während bei E-Mails oft die Kosteneinsparungen gegenüber den Sicherheitsbedenken siegen, wird SharePoint - auch aufgrund von geringen Bandbreiten - häufig noch intern betrieben.

An dieser Stelle fangen meistens die Probleme an, denn ab diesem Punkt befindet man sich in einer sog. Hybrid Cloud. Hinter diesem hochstehenden Begriff verbirgt sich der Parallelbetrieb und die integration von lokalem und "Cloud"-Betrieb. Auch wenn Office 365 hier einige Unterstützung liefert, liegt der Teufel oft im Detail.

1. August 2012

Neues in SharePoint 2013 - Teil 2

Dienstanwendungen & Features

Application Service
Diese neue Dienstanwendung ist verantwortlich für die Verwaltung der SharePoint Apps und deren Lizenzmanagement. Hier werden zum Beispiel die Lizenzen von Apps gespeichert, die aus dem SharePoint-App-Store heruntergeladen wurden. Auch Berechtigungen für Benutzer auf die Apps werden hier verwaltet. Auf die Dienstanwendung wird jedes Mal dann zugegriffen, wenn eine App durch einen Benutzer angefordert wird, um die Gültigkeit des Zugriffs zu prüfen.
Request Management
Das Request-Management ist ein neues Feature, welches in Form einer Dienstanwendung (Service Application) integriert wurde.

Es werden die eingehenden Anfragen an SharePoint 2013 Server ausgewertet. Somit können Regeln erstellt werden, die bestimmte Requests an bestimmte Server weiterleiten. Es können so beispielsweise Suchanfragen an einen bestimmten Server geroutet werden. Anfragen, die hohen Traffic verursachen, können an hardwareseitig besonders gut ausgestattete Maschinen geroutet werden.

Die Routing-Regeln werden mit sogenannten Maschine-Pools verknüpft. Die Routing-Regeln werden in Ausführungsgruppen (Execution Goups) organisiert.


Web Analytics Service
Dieser Dienst ist nun in die Suchdienstanwendung integriert. Dies scheint seinen Grund darin zu finden, dass der Service primär dazu dienen soll, die Bearbeitung der Suchanfragen zu optimieren.

Cache Service
Ein neuer Dienst, der basierend auf dem Windows Server AppFabric Distributed Caching arbeitet und anhand von Performance Counters die Gesamt-Performance der Farm verbessern soll.


Themes
Die bisher unter SharePoint 2010 vorhandenen Themes wurden komplett überarbeitet und basieren nun vollständig auf HTML (inklusive HTML5 Definitionen). Somit wurde das bislang benutzte proprietäre Microsoft Themes Format ersetzt.

Dies bedeutet jedoch auch, dass nicht mehr beispielsweise PowerPoint benutzt werden kann, um Themes zum Branding der SharePoint-Seiten zu erstellen.

Office Web-Applications

Die Office Web-Applications sind keine Dienstanwendung des SharePoint 2013 mehr. Office Web-Applications müssen nun gesondert als Server-Anwendung implementiert werden. Dieser Schritt rührt sicherlich daher, dass nun auch Microsoft davon ausgeht, dass längst nicht alle Dokumente im SharePoint gespeichert sind. Es gibt immer noch "unverbesserliche", die sich nicht davon abbringen lassen, ihre Dokumente auf einem File-Server abzulegen. Doch auch diesen "unbelehrbaren" sollen die Office Web-Apps zu Gute kommen. Also werden sie aus dem SharePoint extrahiert und fortan als eigenständige Server-Anwendung vermarktet.

Maschine Translation Service

Es handelt sich um einen Cloud basierten Übersetzungsdienst, den Microsoft in SharePoint 2013 integriert hat.

Dieser kann Dokumente, Website-Seiten und Webinhalte übersetzen. Dies ist insbesondere in Verbindung mit Variations (verschiedene Sprachversionen eines SharePoint-Inhalts) interessant.


Work Management Service
Hierbei handelt es sich um eine nicht konfigurierbare Dienstanwendung, die Aufgaben für die Benutzer aus SharePoint, Project und Exchange heraus auf die MySite des Benutzers aggregiert.
Die Integration weiterer Systeme wird eventuell später folgen. Konfiguration und Erweiterung können bislang nur über das Objektmodell erfolgen.

Content Management
eDiscovery
Microsoft stellt hier eine einfache Form von Case Management vor, die in SharePoint 2013 integriert ist, und Informationen zu einem Fall (Case) zentral vorhalten soll.

Zu diesem Zweck können sogenannte Discovery Sets definiert werden, die aus verschiedenen Datenquellen (bislang SharePoint, Exchange und File-Server) die Informationen zusammenfassen.


Auf diese DiscoverySets können Benutzer zugreifen und die "Fall"-Informationen abrufen. Dies ist eine Art erweiterte Suche, mit dem Zusatz auch auf Mailboxen zugreifen zu können. Dadurch werden häufig gesuchte Informationen aus mehreren Quellen schnell vorindiziert und dem Benutzer bereitgestellt.

Website basierende Regeln (Policies)
Dies betrifft vor allem Regeln, die Seitenstatus und Inhalt betreffen. Dies erweitert die bisherigen Policies (auf Bibliothekslevel) erheblich und sorgt auch dafür, dass eine SharePoint-Farm nicht mehr so sehr mit Seiten und Inhalten "vollgemüllt" wird, die eigentlich überaltert, ungenutzt oder nicht aktuell sind.

Feature Team Ordner (Team Folders)
Das neue Feature lässt es zu, dass E-Mail aktivierte Ordner für Team-E-Mail-Adressen erstellt werden. Die E-Mails werden dabei in einem Exchange-Postfach vorgehalten. Der Zugriff auf diese Mails kann dadurch sowohl aus SharePoint 2013 heraus, als auch über Outlook erfolgen.

Workflows
Die wohl wichtigste Neuerung technischer Seite ist, dass Workflows nicht mehr in den Content DBs der SharePoint-Farm laufen, sondern im Windows Azure Workflow Service. Damit sollte es einfacher werden, Workflows zu migrieren und im Falle von Recovery-Aktionen laufende Workflows in einen konsistenten Status zurück zu versetzen.

Weiterhin werden "Workflow-Stages" eingeführt, die in neuem Umfang Schleifen innerhalb von SharePoint-Designer Workflows realisieren können. Deklarative Workflows enthalten die Workflow-Action "Loop #times /with condition / with expression".

Workflows können nun auch REST/SOAP Webservices aufrufen.

Fazit
Insgesamt zeigt der SharePoint 2013 Preview eine Menge neuer technischer Ansätze. Ein Big-Bang ist die neue SharePoint Version wahrscheinlich nicht, jedoch implementiert sie einige neue technische Standards und bleibt auf der Höhe der Zeit.

Es ist zu hoffen, dass die SharePoint 2013 RC Version noch etwas in Sachen Performance hergibt. Im Ganzen ein recht gelungen geschnürtes Paket, welches auch die Migration sowohl für Administratoren, als auch für User nicht zu schwer erscheinen lässt.

Kontaktmöglichkeiten zu einem SharePoint Berater finden Sie unter: http://www.allgeier-ps.com/sharepoint/index.html

31. Juli 2012

Neues in SharePoint 2013 - Teil 1

Vor gut zwei Wochen hat Microsoft den neuen SharePoint 2013 vorgestellt. Basierend auf dem SharePoint 2013 Preview haben wir uns einmal genauer angeschaut und in zwei Teilen zusammen gefasst, was neu ist, was gut ist und voran man sich vielleicht erst noch gewöhnen muss.

Vorausschickend sei erwähnt, dass die Weiterentwicklung zu SharePoint 2013 zunächst nicht wie ein Quantensprung erscheint. Die Entwicklungen von SharePoint Server 2003 auf Office SharePoint Server 2007 und von dort zu SharePoint 2010 haben sicherlich deutlich radikalere Merkmale.
Dennoch sind mit SharePoint 2013 einige neue Features hinzugekommen, die dem technischen Zeitgeist entsprechen.

13. Juni 2012

Die Bedeutung von Business Intelligence nimmt zu


Laut Gartner (Netzwoche Printausgabe 2/12) nimmt die Bedeutung von Business Intelligence (BI) immer mehr zu und hat unter den CIOs bereits das Thema Cloud von Platz Eins auf der Prioritätenliste verdrängt.

BI stellt ein unternehmensweites Konzept für die Analyse und das Reporting von Unternehmensdaten dar. In den letzten Jahren hat diese Art der Auswertungen stark an Bedeutung gewonnen. Was nicht zuletzt daran liegt, dass Unternehmen BI nicht mehr nur für strukturierte Auswertungen der Vergangenheit nutzen sondern auch BI für Prognosen verwenden. Besonders im Management wird BI immer häufiger als Entscheidungshilfe herangezogen.

5. September 2011

3. August 2011

XML Injection bei Nintex Workflows

Nintex Workflows bieten einige Vorteile gegenüber den Standard-Workflows von SharePoint. Insbesondere die vorgefertigten Aktionen, die per Drag'n'Drop zusammengefügt und dann konfiguriert werden, sind eine echte Arbeitserleichterung.

Leider hat sich zumindest in eine dieser Aktionen ein Fehler eingeschlichen. Die Workflowaktion "Nachschlagen in Liste" fängt offenbar keine XML-Zeichen ab, die in die Filterwerte eingegeben werden.

26. Juli 2011

SharePoint 2007/2010:
Ändern der Spracheinstellungen in der Zentraladministration

Um die Spracheinstellungen für die SharePoint Zentraladministration zu ändern, kann man einen einfachen Trick benutzen.

Vorab sei jedoch erwähnt, dass dieses Vorgehen nicht von Microsoft unterstützt wird, da es eine direkte Manipulation der Datenbank beinhaltet. Ich empfehle dies auch in Produktivumgebungen nicht zu tun, da eventuelle Support-Ansprüche an Microsoft verloren gehen könnten.