12. April 2017

Die Renaissance des Intranets


Die fortschreitende Digitalisierung vereinfacht viele Abläufe in den Unternehmen. Nicht nur die Workflows entlang der Wertschöpfungsketten lassen sich dadurch effizienter gestalten, sondern auch die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen lässt sich wesentlich vereinfachen. In Form einer zentralen digitalen Informations- und Arbeitsplattform erlebt das Intranet als Social Intranet in Unternehmen gegenwärtig eine Renaissance, nachdem es in den Jahren zuvor durch den Social-Media-Boom etwas ins Abseits geraten war.

Information sollte keine Einbahnstraße sein

Mitarbeiter müssen sich schnell und umfassend über alle Prozesse und Entscheidungen im Unternehmen informieren können. Das fördert die Motivation und wirkt sich positiv auf die Arbeitsleistung aus. Eine Mitarbeiterzeitung kann auch in digitaler Form nicht mehr die kommunikativen Bedürfnisse befriedigen, die sich seit dem Durchbruch der sozialen Medien entwickelt haben. Das müssen auch immer mehr Intranetverantwortliche erkennen, deren Kernkompetenz bisher in der Aufbereitung und Bereitstellung von Informationen in einem Content-Management-System bestand. Mitarbeiter erwarten Möglichkeiten des Feedbacks, des Wissensaustauschs und der digitalen Kommunikation mit anderen Mitarbeitern über alle Abteilungsgrenzen hinweg. Dem klassischen Intranet mangelt es jedoch an Funktionen zum digitalen Informationsaustausch.

Wie sieht ein modernes Intranet in unserer Zeit aus?

Die Digitalisierung aller Lebensbereiche schreitet unaufhörlich voran. Unternehmen, die sich für Industrie 4.0 rüsten und die Nutzung künstlicher Intelligenz in der Produktion vorantreiben, haben selbstverständlich ein Interesse daran, dass auch die Arbeitsplätze mit dieser Entwicklung Schritt halten.
Im Wesentlichen sind es fünf Dimensionen, die ein modernes Intranet ausmachen:
  • Kernintranet
  • Collaboration
  • Social Intranet
  • Portal
  • Suchfunktion
Während das Kernintranet vor allem die klassische Push-Kommunikation, also die Informationsbereitstellung durch ein Redaktionsteam abdeckt, bedarf es eines übersichtlich strukturierten Portals über das die Mitarbeiter ohne Umwege an alle Informationen und Anwendungen gelangen. Hierbei ist das Single-Point-of-Entry-Prinzip zu beachten. Einmal authentifiziert und eingeloggt, hat der Nutzer Zugriff auf alle durch das Intranet bereitgestellten Applikationen. Mehrmaliges Einloggen erübrigt sich dadurch. Zur Usability des Portals gehört neben einer übersichtlichen Strukturierung unbedingt auch eine leistungsstarke Suchfunktion zum leichteren Auffinden von Inhalten. Analog zu den sozialen Netzwerken gehören Social-Funktionen wie Like-Buttons und Kommentarfunktionen zu einem modernen Intranet unbedingt dazu. Dasselbe gilt auch für den Aspekt der Collaboration. Mitarbeiter sollen sich über das Intranet nicht nur leichter kennenlernen und einfacher Wissensaustausch betreiben, sondern auch besser zusammenarbeiten können – und zwar über alle Abteilungsgrenzen hinweg. Das Ziel muss die Schaffung einer unternehmensweiten digitalen Arbeitsplattform sein.

Was Nutzer am Intranet am meisten stört

Viele unternehmensweite Intranets sind in dieser Hinsicht noch stark verbesserungsbedürftig. Zu diesem Ergebnis kommt die Intranet-Studie 2016 vom Beratungsunternehmen NetFederation. Im Rahmen dieser Studie wurden 287 Intranetnutzer und Verantwortliche befragt. Im Zentrum der Kritik steht häufig die mangelnde Usability. Viele User empfinden das Intranet in ihrem Unternehmen schlichtweg als zu unübersichtlich und finden sich infolgedessen darin nur schwer zurecht. Dadurch wird das schnelle Auffinden von Informationen erschwert. Die Bereitschaft sinkt, das Intranet für die tägliche Arbeit zu nutzen. Oftmals werden Intranetarchitekturen zu sehr aus der Unternehmensperspektive geplant und die Mitarbeiter als Nutzer zu wenig miteinbezogen. Laut Studie wurden Mitarbeiter nur in jedem vierten Intranetprojekt involviert. Es gibt in vielen Unternehmen also noch erheblichen Optimierungsbedarf in Bezug auf die Nutzeranforderungen.

Nutzung des Intranets in Unternehmen

Bei der Nutzung des Intranets gibt es zum Teil große Unterschiede zwischen Unternehmen und Branchen. Während in großen Unternehmen die Entwicklung des firmenweiten Intranets weit fortgeschritten ist, hinken kleine und mittelständische oft hinterher. Oft mangelt es an Personalressourcen für die Umsetzung, manchmal aber auch an den geeigneten Plattformen für eine moderne Intranetarchitektur. Nicht nur Großunternehmen können von modernen Intranet-Plattformen wie Sharepoint profitieren. Auch Unternehmen aus dem B2B-Bereich eröffnen sich mit diesen Plattformen interessante Perspektiven, um die Nutzerakzeptanz zu erhöhen und die firmeninterne Kommunikation zu verbessern.

Fazit

Wer die Produktivität seines Intranets erhöhen möchte, muss für mehr Nutzerakzeptanz sorgen. Das gelingt nur mit einer modernen Intranetstruktur, welche die Mitarbeiterperspektive einbezieht und die Workflows entsprechend gestaltet. Ein modernes Intranet muss den Nutzern den Zugang erleichtern, den Wissens- und Erfahrungsaustausch unterstützen und die fruchtbare Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern fördern.

Ein Intranet mit Sharepoint bringt die optimalen Voraussetzungen mit, um diese Ziele perfekt umzusetzen. Es ist die Basis für das Intranet der Zukunft, das alles vereint: den Arbeitsplatz, die Dokumentenablage, das HR-Portal und das firmeninterne soziale Netzwerk. Wollen Sie mehr über die Möglichkeiten der Umsetzung eines firmenweiten Intranets mit Sharepoint erfahren? Informieren Sie sich weiter unter http://www.allgeier-ps.com/sharepoint/intranet.html.

Quellen:
https://www.intranet-studie.de/intranet-studie-2016/ueber-die-studien/vorwort
http://www.intranetberater.de/index.php/item/227-intranet-studie-2016
http://www.arbeitsplatz40.de/social-intranet-studie-2016/
http://social-intranet.net/intranet-marktuebersicht-trends-2015/
http://www.contentmanager.de/cms/intranet/checkliste-fuer-das-perfekte-intranet/
http://www.opus5.de/de/blickpunkt/detailseiten/blickpunkt_artikel_1.html
http://www.perspektive-blau.de/artikel/0804a/0804a.htm
http://www.manager-magazin.de/unternehmen/artikel/intranet-netfederation-studie-2016-a-1073338.html
https://www.tixxt.com/de/studie-beweist-social-intranet-macht-gluecklich/
http://www.lautenbachsass.de/blog/2016/04/05/es-war-einmal-das-intranet/
http://social-intranet.net/startup-kultur/
http://social-intranet.net/dosierter-change-intranets-schrittweise-entwickeln/
https://de.statista.com/statistik/daten/studie/471684/umfrage/kommunikationsmassnahmen-deutscher-unternehmen/