25. Januar 2018

Information-Strategy – Wie klare Daten-Architekturen die Kommunikation im Unternehmen revolutionieren können


Informationsbeschaffung. Klingt simpel – Ist allerdings in vielen Unternehmen ausbaufähig. Viele Unternehmer sind sich des großen Optimierungspotenzials Ihrer Informationsstrategie nicht bewusst. Für bestmögliche Verfügbarkeit und Wertschöpfung aller Ressourcen, sollte eine klare Informations-Architektur gewährleistet sein. Mit nur wenigen Schritten werden Geschäftsprozesse effizienter und interne Kommunikation reibungsloser – damit Zeit für die wichtigen Dinge bleibt. Leicht gesagt, leicht getan:

Die Produktivität von null auf hundert fahren

Große Datenmengen beinhalten das Risikopotenzial, dass Mitarbeiter vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr erkennen können. Denn erst wenn Daten geordnet sind, werden sie zu brauchbaren Information und in weiterer Folge zu anwendbarem Wissen. Mit einer genauen und zielgerichteten Information Strategy werden benötigte Daten schnell gefunden und Prozesse effizienter gestaltet. Laut einer Studie von Unit4, Anbieter von Unternehmensanwendungen für Mitarbeiter, vom Juni 2017, verbringen Büromitarbeiter im Durchschnitt 552 Stunden ihrer Zeit pro Jahr mit sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben, was 69 Tagen und somit einem Drittel der jährlich geleisteten Arbeitszeit entspricht. Als Resultat der Umfrage geht hervor, dass sich die Kosten der an der Umfrage teilnehmenden Länder aufgrund der Vielzahl von Administrations-Arbeiten auf jährlich 5 Billionen Dollar belaufen. Unternehmen geht auf diese Weise ein großer Teil der Produktivität Ihrer Mitarbeiter verloren. Täglich wiederkehrende Such-Prozesse und Admin-Aufgaben werden zur Sisyphusarbeit und halten Arbeitnehmer in Angelegenheiten fest, die automatisiert um einiges effizienter abgearbeitet werden könnten. Das Ergebnis wäre eine Transformation von verlorener in genützte Arbeitskraft und eine Verlagerung in Bereiche, wo sie benötigt wird und am Ende Gewinn erzielt.

Eine Vielzahl an Vorteilen

Teamarbeit ist ausschließlich möglich, wenn allen Beteiligten die notwendigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Langes Herumsuchen führt zu Projekt-Stagnation und behindert die Zusammenarbeit im Unternehmen. Intuitiv zu wissen wo benötigte Daten abgelegt sind und wie man zu besagten Informationen kommt, ist hierbei die Quintessenz für effiziente Arbeitsprozesse. Erfolgreiche Collaboration führt unternehmensintern wiederum zu höherer Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Nicht nur die Kommunikation der bestehenden Arbeitnehmer wird begünstigt, sondern auch die Einarbeitung neuer Kollegen vereinfacht. Die Einstellung neuer Unternehmensmitglieder ist mit zeitintensiver Einschulung und Weitergabe von Know-how zur Informationsbeschaffung verbunden. Mit Bereitstellung einer klaren Informationsstruktur und Hilfe zur Selbsthilfe können sich neue Mitarbeiter frei in der Datenwelt des Unternehmens bewegen, ohne dabei auf den Beistand ihrer Kollegen angewiesen zu sein. Autonomie in Sachen Informationsbeschaffung kann bei neuen Mitarbeitern in weiterer Folge zu gesteigertem Selbstbewusstsein und höherer Potenzialausschöpfung in Arbeitsprozessen führen. Ein WIN-WIN, sowohl auf der Arbeitsnehmer- als auch auf der Arbeitgeber-Seite.

Revolution Ihrer Kommunikationsstruktur 


Schneller, einfacher, effizienter – Eine erfolgreich integrierte Intranet-Struktur lohnt sich in vielerlei Hinsicht. Besonders im Hinblick auf den Erfolg von sozialen Netzwerken und der Popularität bei Mitarbeitern, können Unternehmen von den Features einer internen Intranet Plattform profitieren. Laut dem Pew Research Report recherchieren 20% der Mitarbeiter in sozialen Netzwerken zu Problemen, die auf der Arbeit entstehen. Außerdem verbringen 24% der Mitarbeiter Zeit in sozialen Netzwerken um geschäftliche Kontakte zu pflegen. Für das Unternehmen wäre es wünschenswerter, wenn ebendiese Vorgänge nicht über externe Netzwerke, sondern über eine interne Plattform laufen würden. Laut einer Studie werden Mitarbeiter durch Einbindung eines firmenweiten Intranets um 20-25% produktiver, was in weiterer Folge zur Beschleunigung der Geschäftsprozesse führt.
Mithilfe der Suchfunktion können Dokumente vereinfacht, schnell und ohne Suchaufwand an mehreren Orten gefunden werden. Wenn fachspezifische Hilfe benötigt wird, assistiert eine Intranet Plattform außerdem dabei, schnell die passende Ansprechperson zur Lösung des Problems zu finden. Mithilfe individuell angelegter Nutzerprofile wird eine Person mit passenden Problemlösekompetenzen ausfindig gemacht und kann umgehend über Direktnachricht kontaktiert werden. Neben individueller Daten- und Personensuche können auch Projektgruppen gebildet werden. Um wichtige Informationen zu verteilen, kann dies innerhalb der Gruppe geschehen, um einer Vermischung interner und externer E-Mails in Ihrem Postfach vorzubeugen. Social Intranet ist also nicht nur ein Raum um wichtige Informationen und Dokumente zu sammeln, sondern ist auch hilfreich um mit seinen Kollegen in Interaktion zu treten um insgesamt effektiver arbeiten zu können.

Fazit



Eine adäquate Informations-Architektur ist im fortschreitenden Zeitalter der Digitalisierung von zentraler Bedeutung für Ihren Erfolg. Mit immer größer werdenden Datenmengen, einer Vielzahl von Projekten und der weiteren internen Vernetzung, steigt die Gefahr der Unübersichtlichkeit und Verzögerung der Geschäftsprozesse. Mit einer maßgeschneiderten Information Strategy machen Sie Ihr Unternehmen fit für eine erfolgreiche Zukunft. Mithilfe einer optimal angepassten Intranet Struktur ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern nicht nur einen besseren und schnelleren Abruf von Informationen, sondern begünstigen Teambuilding und reibungslose Kommunikation unter Kollegen. Die Allgeier Productivity Solutions unterstützt Sie bei der Erarbeitung und legt gemeinsam mit Ihnen einen ersten Basisstein in Richtung optimaler Information Strategy.
Anhand eines Assessments wird der Ist-Zustand zum Reifegrad Ihrer Intranet-Umgebung und ihr gewünschtes Zielbild festgestellt. Mit der Analyse des bestehenden Systems kann eine genaue interne Strategie ausgearbeitet werden.  Mithilfe einer implementierten Information Governance werden Sie außerdem dazu befähigt, alle Ihre Systeme und Werkzeuge im Griff zu haben. Damit ein Social Intranet auch wirklich eine Produktivitätssteigerung Ihrer Mitarbeiter und Arbeitsprozesse hervorbringt, muss die Einführung einer neuen Strategie gut geplant sein. Kompetente Partner der Allgeier Productivity Solutions sind Ihnen gerne dabei behilflich. Machen Sie sich bereit für eine effektive und profitreiche Intranet-Zukunft!

Quellen:
http://www.unit4.com/de/ueber/news/2017/06/studie-verwaltungsaufgaben-2017
https://www.tixxt.com/de/studie-belegt-arbeitnehmer-sind-durch-social-intranet-produktiver/
https://www.computerwoche.de/a/die-informationsarchitektur-als-herzstueck-in-der-digitalen-transformation,3312919


12. April 2017

Die Renaissance des Intranets


Die fortschreitende Digitalisierung vereinfacht viele Abläufe in den Unternehmen. Nicht nur die Workflows entlang der Wertschöpfungsketten lassen sich dadurch effizienter gestalten, sondern auch die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen lässt sich wesentlich vereinfachen. In Form einer zentralen digitalen Informations- und Arbeitsplattform erlebt das Intranet als Social Intranet in Unternehmen gegenwärtig eine Renaissance, nachdem es in den Jahren zuvor durch den Social-Media-Boom etwas ins Abseits geraten war.

Information sollte keine Einbahnstraße sein

Mitarbeiter müssen sich schnell und umfassend über alle Prozesse und Entscheidungen im Unternehmen informieren können. Das fördert die Motivation und wirkt sich positiv auf die Arbeitsleistung aus. Eine Mitarbeiterzeitung kann auch in digitaler Form nicht mehr die kommunikativen Bedürfnisse befriedigen, die sich seit dem Durchbruch der sozialen Medien entwickelt haben. Das müssen auch immer mehr Intranetverantwortliche erkennen, deren Kernkompetenz bisher in der Aufbereitung und Bereitstellung von Informationen in einem Content-Management-System bestand. Mitarbeiter erwarten Möglichkeiten des Feedbacks, des Wissensaustauschs und der digitalen Kommunikation mit anderen Mitarbeitern über alle Abteilungsgrenzen hinweg. Dem klassischen Intranet mangelt es jedoch an Funktionen zum digitalen Informationsaustausch.

Wie sieht ein modernes Intranet in unserer Zeit aus?

Die Digitalisierung aller Lebensbereiche schreitet unaufhörlich voran. Unternehmen, die sich für Industrie 4.0 rüsten und die Nutzung künstlicher Intelligenz in der Produktion vorantreiben, haben selbstverständlich ein Interesse daran, dass auch die Arbeitsplätze mit dieser Entwicklung Schritt halten.
Im Wesentlichen sind es fünf Dimensionen, die ein modernes Intranet ausmachen:
  • Kernintranet
  • Collaboration
  • Social Intranet
  • Portal
  • Suchfunktion
Während das Kernintranet vor allem die klassische Push-Kommunikation, also die Informationsbereitstellung durch ein Redaktionsteam abdeckt, bedarf es eines übersichtlich strukturierten Portals über das die Mitarbeiter ohne Umwege an alle Informationen und Anwendungen gelangen. Hierbei ist das Single-Point-of-Entry-Prinzip zu beachten. Einmal authentifiziert und eingeloggt, hat der Nutzer Zugriff auf alle durch das Intranet bereitgestellten Applikationen. Mehrmaliges Einloggen erübrigt sich dadurch. Zur Usability des Portals gehört neben einer übersichtlichen Strukturierung unbedingt auch eine leistungsstarke Suchfunktion zum leichteren Auffinden von Inhalten. Analog zu den sozialen Netzwerken gehören Social-Funktionen wie Like-Buttons und Kommentarfunktionen zu einem modernen Intranet unbedingt dazu. Dasselbe gilt auch für den Aspekt der Collaboration. Mitarbeiter sollen sich über das Intranet nicht nur leichter kennenlernen und einfacher Wissensaustausch betreiben, sondern auch besser zusammenarbeiten können – und zwar über alle Abteilungsgrenzen hinweg. Das Ziel muss die Schaffung einer unternehmensweiten digitalen Arbeitsplattform sein.

Was Nutzer am Intranet am meisten stört

Viele unternehmensweite Intranets sind in dieser Hinsicht noch stark verbesserungsbedürftig. Zu diesem Ergebnis kommt die Intranet-Studie 2016 vom Beratungsunternehmen NetFederation. Im Rahmen dieser Studie wurden 287 Intranetnutzer und Verantwortliche befragt. Im Zentrum der Kritik steht häufig die mangelnde Usability. Viele User empfinden das Intranet in ihrem Unternehmen schlichtweg als zu unübersichtlich und finden sich infolgedessen darin nur schwer zurecht. Dadurch wird das schnelle Auffinden von Informationen erschwert. Die Bereitschaft sinkt, das Intranet für die tägliche Arbeit zu nutzen. Oftmals werden Intranetarchitekturen zu sehr aus der Unternehmensperspektive geplant und die Mitarbeiter als Nutzer zu wenig miteinbezogen. Laut Studie wurden Mitarbeiter nur in jedem vierten Intranetprojekt involviert. Es gibt in vielen Unternehmen also noch erheblichen Optimierungsbedarf in Bezug auf die Nutzeranforderungen.

Nutzung des Intranets in Unternehmen

Bei der Nutzung des Intranets gibt es zum Teil große Unterschiede zwischen Unternehmen und Branchen. Während in großen Unternehmen die Entwicklung des firmenweiten Intranets weit fortgeschritten ist, hinken kleine und mittelständische oft hinterher. Oft mangelt es an Personalressourcen für die Umsetzung, manchmal aber auch an den geeigneten Plattformen für eine moderne Intranetarchitektur. Nicht nur Großunternehmen können von modernen Intranet-Plattformen wie Sharepoint profitieren. Auch Unternehmen aus dem B2B-Bereich eröffnen sich mit diesen Plattformen interessante Perspektiven, um die Nutzerakzeptanz zu erhöhen und die firmeninterne Kommunikation zu verbessern.

Fazit

Wer die Produktivität seines Intranets erhöhen möchte, muss für mehr Nutzerakzeptanz sorgen. Das gelingt nur mit einer modernen Intranetstruktur, welche die Mitarbeiterperspektive einbezieht und die Workflows entsprechend gestaltet. Ein modernes Intranet muss den Nutzern den Zugang erleichtern, den Wissens- und Erfahrungsaustausch unterstützen und die fruchtbare Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern fördern.

Ein Intranet mit Sharepoint bringt die optimalen Voraussetzungen mit, um diese Ziele perfekt umzusetzen. Es ist die Basis für das Intranet der Zukunft, das alles vereint: den Arbeitsplatz, die Dokumentenablage, das HR-Portal und das firmeninterne soziale Netzwerk. Wollen Sie mehr über die Möglichkeiten der Umsetzung eines firmenweiten Intranets mit Sharepoint erfahren? Informieren Sie sich weiter unter http://www.allgeier-ps.com/sharepoint/intranet.html.

Quellen:
https://www.intranet-studie.de/intranet-studie-2016/ueber-die-studien/vorwort
http://www.intranetberater.de/index.php/item/227-intranet-studie-2016
http://www.arbeitsplatz40.de/social-intranet-studie-2016/
http://social-intranet.net/intranet-marktuebersicht-trends-2015/
http://www.contentmanager.de/cms/intranet/checkliste-fuer-das-perfekte-intranet/
http://www.opus5.de/de/blickpunkt/detailseiten/blickpunkt_artikel_1.html
http://www.perspektive-blau.de/artikel/0804a/0804a.htm
http://www.manager-magazin.de/unternehmen/artikel/intranet-netfederation-studie-2016-a-1073338.html
https://www.tixxt.com/de/studie-beweist-social-intranet-macht-gluecklich/
http://www.lautenbachsass.de/blog/2016/04/05/es-war-einmal-das-intranet/
http://social-intranet.net/startup-kultur/
http://social-intranet.net/dosierter-change-intranets-schrittweise-entwickeln/
https://de.statista.com/statistik/daten/studie/471684/umfrage/kommunikationsmassnahmen-deutscher-unternehmen/