25. Januar 2018

Information-Strategy – Wie klare Daten-Architekturen die Kommunikation im Unternehmen revolutionieren können


Informationsbeschaffung. Klingt simpel – Ist allerdings in vielen Unternehmen ausbaufähig. Viele Unternehmer sind sich des großen Optimierungspotenzials Ihrer Informationsstrategie nicht bewusst. Für bestmögliche Verfügbarkeit und Wertschöpfung aller Ressourcen, sollte eine klare Informations-Architektur gewährleistet sein. Mit nur wenigen Schritten werden Geschäftsprozesse effizienter und interne Kommunikation reibungsloser – damit Zeit für die wichtigen Dinge bleibt. Leicht gesagt, leicht getan:

Die Produktivität von null auf hundert fahren

Große Datenmengen beinhalten das Risikopotenzial, dass Mitarbeiter vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr erkennen können. Denn erst wenn Daten geordnet sind, werden sie zu brauchbaren Information und in weiterer Folge zu anwendbarem Wissen. Mit einer genauen und zielgerichteten Information Strategy werden benötigte Daten schnell gefunden und Prozesse effizienter gestaltet. Laut einer Studie von Unit4, Anbieter von Unternehmensanwendungen für Mitarbeiter, vom Juni 2017, verbringen Büromitarbeiter im Durchschnitt 552 Stunden ihrer Zeit pro Jahr mit sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben, was 69 Tagen und somit einem Drittel der jährlich geleisteten Arbeitszeit entspricht. Als Resultat der Umfrage geht hervor, dass sich die Kosten der an der Umfrage teilnehmenden Länder aufgrund der Vielzahl von Administrations-Arbeiten auf jährlich 5 Billionen Dollar belaufen. Unternehmen geht auf diese Weise ein großer Teil der Produktivität Ihrer Mitarbeiter verloren. Täglich wiederkehrende Such-Prozesse und Admin-Aufgaben werden zur Sisyphusarbeit und halten Arbeitnehmer in Angelegenheiten fest, die automatisiert um einiges effizienter abgearbeitet werden könnten. Das Ergebnis wäre eine Transformation von verlorener in genützte Arbeitskraft und eine Verlagerung in Bereiche, wo sie benötigt wird und am Ende Gewinn erzielt.

Eine Vielzahl an Vorteilen

Teamarbeit ist ausschließlich möglich, wenn allen Beteiligten die notwendigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Langes Herumsuchen führt zu Projekt-Stagnation und behindert die Zusammenarbeit im Unternehmen. Intuitiv zu wissen wo benötigte Daten abgelegt sind und wie man zu besagten Informationen kommt, ist hierbei die Quintessenz für effiziente Arbeitsprozesse. Erfolgreiche Collaboration führt unternehmensintern wiederum zu höherer Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Nicht nur die Kommunikation der bestehenden Arbeitnehmer wird begünstigt, sondern auch die Einarbeitung neuer Kollegen vereinfacht. Die Einstellung neuer Unternehmensmitglieder ist mit zeitintensiver Einschulung und Weitergabe von Know-how zur Informationsbeschaffung verbunden. Mit Bereitstellung einer klaren Informationsstruktur und Hilfe zur Selbsthilfe können sich neue Mitarbeiter frei in der Datenwelt des Unternehmens bewegen, ohne dabei auf den Beistand ihrer Kollegen angewiesen zu sein. Autonomie in Sachen Informationsbeschaffung kann bei neuen Mitarbeitern in weiterer Folge zu gesteigertem Selbstbewusstsein und höherer Potenzialausschöpfung in Arbeitsprozessen führen. Ein WIN-WIN, sowohl auf der Arbeitsnehmer- als auch auf der Arbeitgeber-Seite.

Revolution Ihrer Kommunikationsstruktur 


Schneller, einfacher, effizienter – Eine erfolgreich integrierte Intranet-Struktur lohnt sich in vielerlei Hinsicht. Besonders im Hinblick auf den Erfolg von sozialen Netzwerken und der Popularität bei Mitarbeitern, können Unternehmen von den Features einer internen Intranet Plattform profitieren. Laut dem Pew Research Report recherchieren 20% der Mitarbeiter in sozialen Netzwerken zu Problemen, die auf der Arbeit entstehen. Außerdem verbringen 24% der Mitarbeiter Zeit in sozialen Netzwerken um geschäftliche Kontakte zu pflegen. Für das Unternehmen wäre es wünschenswerter, wenn ebendiese Vorgänge nicht über externe Netzwerke, sondern über eine interne Plattform laufen würden. Laut einer Studie werden Mitarbeiter durch Einbindung eines firmenweiten Intranets um 20-25% produktiver, was in weiterer Folge zur Beschleunigung der Geschäftsprozesse führt.
Mithilfe der Suchfunktion können Dokumente vereinfacht, schnell und ohne Suchaufwand an mehreren Orten gefunden werden. Wenn fachspezifische Hilfe benötigt wird, assistiert eine Intranet Plattform außerdem dabei, schnell die passende Ansprechperson zur Lösung des Problems zu finden. Mithilfe individuell angelegter Nutzerprofile wird eine Person mit passenden Problemlösekompetenzen ausfindig gemacht und kann umgehend über Direktnachricht kontaktiert werden. Neben individueller Daten- und Personensuche können auch Projektgruppen gebildet werden. Um wichtige Informationen zu verteilen, kann dies innerhalb der Gruppe geschehen, um einer Vermischung interner und externer E-Mails in Ihrem Postfach vorzubeugen. Social Intranet ist also nicht nur ein Raum um wichtige Informationen und Dokumente zu sammeln, sondern ist auch hilfreich um mit seinen Kollegen in Interaktion zu treten um insgesamt effektiver arbeiten zu können.

Fazit



Eine adäquate Informations-Architektur ist im fortschreitenden Zeitalter der Digitalisierung von zentraler Bedeutung für Ihren Erfolg. Mit immer größer werdenden Datenmengen, einer Vielzahl von Projekten und der weiteren internen Vernetzung, steigt die Gefahr der Unübersichtlichkeit und Verzögerung der Geschäftsprozesse. Mit einer maßgeschneiderten Information Strategy machen Sie Ihr Unternehmen fit für eine erfolgreiche Zukunft. Mithilfe einer optimal angepassten Intranet Struktur ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern nicht nur einen besseren und schnelleren Abruf von Informationen, sondern begünstigen Teambuilding und reibungslose Kommunikation unter Kollegen. Die Allgeier Productivity Solutions unterstützt Sie bei der Erarbeitung und legt gemeinsam mit Ihnen einen ersten Basisstein in Richtung optimaler Information Strategy.
Anhand eines Assessments wird der Ist-Zustand zum Reifegrad Ihrer Intranet-Umgebung und ihr gewünschtes Zielbild festgestellt. Mit der Analyse des bestehenden Systems kann eine genaue interne Strategie ausgearbeitet werden.  Mithilfe einer implementierten Information Governance werden Sie außerdem dazu befähigt, alle Ihre Systeme und Werkzeuge im Griff zu haben. Damit ein Social Intranet auch wirklich eine Produktivitätssteigerung Ihrer Mitarbeiter und Arbeitsprozesse hervorbringt, muss die Einführung einer neuen Strategie gut geplant sein. Kompetente Partner der Allgeier Productivity Solutions sind Ihnen gerne dabei behilflich. Machen Sie sich bereit für eine effektive und profitreiche Intranet-Zukunft!

Quellen:
http://www.unit4.com/de/ueber/news/2017/06/studie-verwaltungsaufgaben-2017
https://www.tixxt.com/de/studie-belegt-arbeitnehmer-sind-durch-social-intranet-produktiver/
https://www.computerwoche.de/a/die-informationsarchitektur-als-herzstueck-in-der-digitalen-transformation,3312919


13. Januar 2018

Digitale Revolution im Büro: Der Arbeitsplatz der Zukunft ist Realität geworden


Der digitale Arbeitsplatz ist bereits jetzt für viele Arbeitnehmer Realität. Natürlich wird es immer Berufe geben, die nur vor Ort ausgeführt werden können. Doch schon heute lassen sich viele Tätigkeiten – vor allem im Bürobereich – auslagern. Denn wenn man ganze Callcenter nach Indien verlagern kann, dann sind auch digitale Arbeitsplätze im Homeoffice keine Utopie mehr. Und tatsächlich stellen immer mehr Firmen auf diese Arbeitsweise um und verabschieden sich von starren Strukturen. Somit bringt die Digitalisierung nicht nur technischen Wandel ins Büro, sondern verändert die Arbeitskultur insgesamt.

Die Anforderungen ändern sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen

Die Zeiten, in denen jeder sein eigenes Büro hatte, sind schon lange vorbei. Gerade in großen Unternehmen wurden vor allem aufgrund der Kostenersparnis Großraumbüros immer beliebter. Inzwischen hat sich das Konzept jedoch weiterentwickelt. Die vermeintlichen Vorteile der kurzen Kommunikationswege und der optimalen Raumausnutzung werden nämlich durch Nachteile oft aufgewogen. So fühlen sich viele Mitarbeiter im Großraumbüro unwohl und arbeiten ungern in klimatisierten und künstlich beleuchteten „Einzelzellen“. Auch der Geräuschpegel ist allgemein höher und Gespräche mit Kunden am Telefon vermischen sich mit Interaktionen der Mitarbeiter untereinander. Zudem führen die besseren Kommunikationswege häufig dazu, dass private Unterhaltungen geführt werden. Eine Lösung, die Arbeitnehmer und -geber zufriedenstellen kann, ist das Homeoffice, denn es bietet für beide eine größere Flexibilität.

Oft mangelt es an ausgereiften Konzepten für den digitalen Arbeitsplatz

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist in den letzten 25 Jahren geradezu explodiert. Klassische Büros mit Schreibmaschinen, analogen Telefonanlagen oder Faxgeräten sterben aus, da heutzutage über integrierte digitale Lösungen alles schneller und zumeist auch besser abgewickelt werden kann. Da die Voraussetzungen für einen digitalen Arbeitsplatz sich auf eine angemessene IT-Ausstattung (adäquate Computer und ggf. mobile Kommunikationsgeräte) beschränken, können Firmen ihre Mitarbeiter auch von zuhause aus arbeiten lassen. Für das Unternehmen bedeutet das Einsparungen hinsichtlich teurer Büroflächen, was insbesondere in Großstädten ein wichtiger Punkt ist. Die Produktivität lässt sich theoretisch ebenfalls steigern, da die Mitarbeiter mobiler, flexibler und agiler ihre Aufgaben erledigen können. In der Praxis klagen Arbeitgeber aber häufig darüber, dass die Kontrolle über die einzelnen Tätigkeiten der Mitarbeiter fehlt und die Erreichbarkeit nicht immer gegeben ist. Arbeitnehmer beklagen hingegen vor allem eine unflexible IT-Politik ihrer Unternehmen, die mit starren Vorgaben oder veralteten Geräten arbeiten. Es wird deutlich, dass ein flexibles Homeoffice bzw. die Digitalisierung von Arbeitsplätzen insgesamt nach tragfähigen Konzepten und Regeln verlangen, die von beiden Seiten eingehalten werden müssen.

Flexibilität soll nicht zur Anarchie verführen

Bei der Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes steht zunächst der technische Aspekt im Vordergrund: Der Mitarbeiter muss an seinem Arbeitsplatz über eine ausreichend schnelle Anbindung an das Internet verfügen. Außerdem muss es möglich sein, ungestört zu arbeiten, ein Punkt, der von den Arbeitnehmern häufig unterschätzt wird. Gleiches gilt für die Gewährleistung der Datensicherheit in einem privaten Arbeitsumfeld. Das oft von Arbeitgebern vorgebrachte Argument der mangelnden Produktivität und Arbeitskontrolle lässt sich hingegen relativ einfach durch Zeiterfassungssysteme und Produktivitätsvorgaben entkräften. Dabei sollte dem Chef allerdings auch klar sein, dass sich vor allem kreative Berufe nicht für ein typisches Acht-Stunden-Schema oder minutengenaues Tracking der Arbeitszeit eignen.

Moderne Tools können helfen, das Homeoffice zu realisieren

Microsoft gilt als Vorreiter bei der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen. Mitarbeiter dieses Unternehmens können frei wählen, wo sie ihren Aufgaben nachgehen. Damit will der Softwarehersteller beweisen, dass nahezu jede Firma auf diese Weise arbeiten kann. Hilfreich sind dabei standardisierte Tools und Software-Lösungen, die für alle Arbeitnehmer online zugänglich sind. Cloudbasierte Lösungen haben den großen Vorteil, dass Dokumente immer aktuell sind und von allen beteiligten Mitarbeitern gleichzeitig eingesehen und bearbeitet werden können. Gerade bei Projektarbeiten ist dies ein ungeheurer Vorteil, den das „gewöhnliche“ Office-Paket bisher nicht bot. Durch die Verwendung von Office 365, SharePoint und Skype for Business werden notwendige Absprachen und Konferenzen über (Video-)Telefonie besonders einfach. Termine werden in ersterem erstellt, Unterlagen über den Firmen-SharePoint geteilt und das Meeting über Skype for Business abgehalten. Somit haben Unternehmen Einblick und Kontrolle in den Arbeitsfortschritt und erreichen ihre Mitarbeiter in der Regel problemlos. Zudem ist die Datensicherheit hinreichend gewährleistet. Der Arbeitnehmer profitiert hingegen von flexibler Freizeit- und Arbeitsgestaltung. Allerdings verschwimmen auf diese Weise die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben. Daher gibt es auch Gegner dieser Konzepte. So hat IBM – als ehemaliger Vorreiter im Homeoffice-Bereich – inzwischen einen Schritt zurück gemacht, da die Kreativität durch den fehlenden Austausch mit Kollegen vor Ort angeblich ausgebremst werde.

Das klassische Büro wird nicht völlig verschwinden

Es wird immer einen Bedarf für Büros in Unternehmen geben, in denen vor Ort Entscheidungen getroffen oder Kundengespräche geführt werden müssen. Ganz sicher wird sich der klassische Arbeitsplatz am Schreibtisch auch künftig weiterentwickeln und nicht mehr viel mit dem traditionellen Büro zu tun haben. Ob papierloses Arbeiten oder virtuelle Kommunikationswege – die Digitalisierung wird vieles erleichtern. Die Vor- und Nachteile eines Großraumbüros lassen sich im direkten Vergleich mit dem Homeoffice pauschal kaum erfassen und sind oft von überholten Glaubenssätzen der Unternehmer geprägt. Wichtig ist, dass klare Regeln für beide Seiten festgelegt und die standardisierten Arbeitsmittel effektiv genutzt werden. Das gilt vor allem für die digitalen Cloud-Lösungen, welche die Produktivität signifikant erhöhen können. Spezialisierte Firmen wie Allgeier Productivity Solutions bieten entsprechende Konzepte für Unternehmen an, die an einer konsequenten Digitalisierung des Arbeitsplatzes interessiert sind. Informieren Sie sich daher bei Allgeier umfassend über Software-Lösungen wie SharePoint, Office 365 und Skype for Business:
  • http://www.allgeier-ps.com/Office365/index.html
  • http://www.allgeier-ps.com/skype-for-business/index.html
  • http://www.allgeier-ps.com/sharepoint/index.html

Quellen:
https://www.salesforce.com/de/blog/2017/03/digitaler-arbeitsplatz--wie-der-workspace-der-zukunft-ihre-produ.html
http://blog.instaffo.com/grossraumbuero-vor-und-nachteile
https://www.computerwoche.de/a/der-arbeitsplatz-der-zukunft,3211574
https://www.cio.de/a/wie-wir-im-jahr-2030-arbeiten,3103921 
https://arbeits-abc.de/arbeitsplatz-der-zukunft/ 
http://www.zeit.de/karriere/beruf/2017-03/homeoffice-stress-gesundheit-bezahlung-mitarbeiter-studie
http://www.stern.de/wirtschaft/news/microsoft-bietet-homeoffice--wieso-heimarbeit-beim-arbeitgeber-unbeliebt-ist-6454110.htm
http://www.spiegel.de/karriere/microsoft-home-office-und-flexible-arbeitszeit-fuer-alle-a-989526.html  
https://www.techtag.de/business/microsoft-top-10-tools-fuer-bessere-team-arbeit-in-2017/
https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/homeoffice-was-beim-arbeiten-von-zuhause-zu-beachten-ist_76_301172.html  
https://www.df.eu/blog/office-365-in-zukunft-einfacher-arbeiten/ 
http://www.presseportal.de/pm/32390/3504188 
http://www.stern.de/wirtschaft/news/microsoft-bietet-homeoffice--wieso-heimarbeit-beim-arbeitgeber-unbeliebt-ist-6454110.html
http://karrierebibel.de/home-office-tipps/
 

21. Oktober 2015

SharePoint 2016: Was ist Neu?

 
Endlich ist es soweit: Microsoft veröffentlichte in der letzten Augustwoche dieses Jahres eine Vorabversion des neuen SharePoint 2016. Interessenten, die die IT Preview Variante herunterladen, bekommen so noch vor der vollumfänglichen Veröffentlichung im Frühjahr 2016 bereits die Möglichkeit, einen ersten Einblick in die neuen  Features der Microsoft Lösung zu gewinnen.

Die erste wichtige Nachricht: On-Premise ist nicht tot! SharePoint 2016 erscheint nicht nur als reine Online Version, sondern wird weiterhin als hybride oder lokal angesiedelte Variante aufsetzbar sein. Einige neue Einstellungsmöglichkeiten vereinfachen die Verbindung zwischen Office 365 mit SharePoint 2016 On-Premise und erleichtert somit das Zusammenspiel der Funktionalitäten.

3. Februar 2014

Kommentar: Allgeier IT Solutions und innocate bündeln ihre Stärken

In unserem ersten wöchentlichen Freitags-Team-Meeting in diesem Jahr wurden wir Mitarbeiter darüber informiert, dass die Allgeier IT Solutions sich mehrheitlich an der innocate - nun Allgeier Productivity Solutions - beteiligt hat. Das heißt, in Zukunft werden unsere gemeinsamen Serviceportfolios unter dem Dach der Allgeier Gruppe verknüpft und weitere Marktpotentiale geschöpft werden.