20. Februar 2018

Cloud BI – Unternehmensdaten systematisch analysieren


Mit Business Intelligence (BI) lassen sich Unternehmensdaten systematisch analysieren. Die gewonnenen Erkenntnisse sind nutzbar, um die Entscheidungsfindung zur Erreichung der Unternehmensziele zu optimieren. Unternehmen senken so Kosten, verbessern die Wertschöpfung und minimieren Risiken. BI kann auf einer eigenen IT-Infrastruktur oder in Form des Software-as-a-Service-Modells (SaaS) als Cloud BI betrieben werden. Cloud BI ermöglicht einen günstigen Einstieg in die Technik, ist flexibel in der Anwendung und hat enorme Zuwachsraten zu verzeichnen.

Was ist Cloud BI und wofür wird es genutzt?

Bei Cloud BI stellen Provider die Tools für die Auswertung der Daten und das Erstellen von Reports als Service aus dem Netz zur Verfügung. Alle für die Business Intelligence verwendeten Komponenten und Anwendungen sind standortunabhängig und ohne eigene IT-Infrastruktur nutzbar. Dies senkt die Investitionen für die Anwender der Business Intelligence und ermöglicht einen kostengünstigen, schnellen und einfachen Zugang zu den BI-Verfahren. Gleichzeitig werden die Anwendungen mobil und lassen sich von Smartphones oder Tablets aus an beliebigen Orten ausführen. Je nach Nutzungsszenario existieren verschiedene Abrechnungsmodelle. In vielen Fällen erheben Serviceprovider monatliche oder jährliche Abonnement-Gebühren. Zusätzliche Leistungen können in den meisten Fällen bedarfsgerecht in Echtzeit flexibel zugebucht werden.
Cloud BI wird in vielen Unternehmensbereichen wie im Controlling, im Vertrieb, im Marketing oder im Management genutzt. Mit Hilfe von Business Intelligence entstehen Berichte, Ad-hoc-Datenanalysen oder Entscheidungshilfen und Budgetierungsplanungen. Führungskräfte verwenden gerne sogenannte Management Dashboards, die die wichtigsten Leistungsindikatoren eines Unternehmens auf einen Blick darstellen.

Die Cloud-BI-Trends für das Jahr 2017 (2016)

Die Entwicklung von Cloud BI verläuft sehr dynamisch. Nach Erhebungen ist der Einsatz von Cloud BI zwischen 2013 und 2016 um circa 50 Prozent gestiegen. Allerdings ist Nordamerika wesentlich cloudaffiner als Europa. Wichtige Trends im Bereich der Cloud Business Intelligence 2016 und 2017 sind beispielsweise:
  • Weiterentwicklung von mobilen Analytik-Lösungen und Self-Services
  • konsequente Nutzung von Big Data Techniken wie Hadoop-Beschleuniger und NoSQL-Datenintegration
  • Flexibilisierung für eine agilere Datenintegration
  • zunehmende Visualisierungsmöglichkeiten der BI-Tools

Was ist Microsoft Power BI?

Microsoft Power BI ist ein Produkt für Office 365 und fasst eine Vielzahl von Business-Intelligence-Tools unter einem cloudbasierten Servicemodell zusammen. Mit den Tools lassen sich Geschäftsdaten analysieren und die gewonnen Erkenntnisse grafisch aufbereiten und teilen. Dies ermöglicht es Unternehmen, das eigene Geschäft zu überwachen und fundierte, auf Business Intelligence gestützte Entscheidungen zu treffen. Dank des Software-as-a-Service-Modells stehen die Anwendungen auf einer Vielzahl unterschiedlicher Geräte an beliebigen Orten zur Verfügung. Das Einführungsvideo zu Microsoft Power BI gibt einen kurzen Überblick über die BI-Lösung.

Die Vorteile von Microsoft Power BI

Dank der integrierten Plattform von Power BI zur Datenanbindung, Datenaufbereitung, Datenmodellierung und Visualisierung lassen sich vielfältige Aufgaben mit vergleichbar wenig Aufwand erledigen. Die verschiedenen Anwendungen sind ohne tieferes IT-Know-how ausführbar und aufgrund der Integration in Excel und SharePoint intuitiv bedienbar. Aufwendige Installationsarbeiten und langwierige Verfahren zu Datenanbindung entfallen. Eine Besonderheit von Power BI ist die Möglichkeit der Interaktion mit Anwendungen auf Basis der natürlichen Sprache und einfachen Fragen. Die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen an unterschiedlichen Standorten ist durch die umfassende Integration in SharePoint und das cloudbasierte Modell problemlos. Die verfügbaren Power-BI-Apps stellen sicher, dass die Funktionen der Business Intelligence auf mobilen Endgeräten überall verfügbar sind.

Die Produkte von Power BI

Die zentralen Produkte von Power BI sind Power BI Desktop, mobile Apps für Power BI und Power BI für Entwickler. Bei Power BI Desktop handelt es sich um eine Anwendung mit erweiterten Funktionen für Abfragen, Datenmodellierung und das Generieren von Berichten. Ergebnisse lassen sich über den Power-BI-Dienst teilen. Sind die Berichte im Power-BI-Dienst erstellt, ist es mit den mobilen Power-BI-Apps möglich, jederzeit eine Verbindung mit den Daten herzustellen und die Berichte anzuzeigen oder mit ihnen zu interagieren. Power BI stellt darüber hinaus Entwicklern vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung. Mit unterschiedlichen Programmiersprachen erstellte Apps sind in das Power-BI-Dashboard integrierbar. Entwickler können eigene Datenvisualisierungen erstellen oder über die Power-BI-APIs individuelle Funktionen realisieren.

Integration in Dynamics 365 und Anwendungsbeispiele

Innerhalb der CRM- und ERP-Lösung Dynamics 365 von Microsoft ist eine Power-BI-Integration verfügbar. Sie eröffnet zahlreiche Interaktionsmöglichkeiten. So gestattet es Dynamics dank der Integration, verschiedene selbst erstellte Power-BI-Dashboards direkt in das System zu importieren. Mit Hilfe der Microsoft-Dynamics-CRM-Online-Inhaltspakete für Power BI ist ein einfacher Zugriff auf Daten und deren umfassende Analyse möglich. Über die Inhaltspakete Sales Manager und Service Manager sind umfangreiche Umsatz-, Auftrags-, SLA- und Servicedaten zur Auswertung und Visualisierung nutzbar.

Wie Unternehmen mit den Tools und Lösungsvorlagen von Power BI einen echten Mehrwert schaffen

Richtig eingesetzt, schaffen die Tools von Power BI für Unternehmen einen echten Mehrwert. Sie helfen der Organisation, Daten für die Ertragssteigerung und Risikominimierung effizient zu nutzen. Für einen gewinnbringenden Einsatz der Power-BI-Tools sind die verschiedenen Bereiche des Unternehmens möglichst ganzheitlich einzubinden. Power BI sollte im Finanzbereich, im Marketing, im Vertrieb, im Personalwesen, in der IT und im Betrieb nutzbar sein. Damit Anwender das Rad nicht jedes Mal neu erfinden müssen, existieren Lösungsvorlagen, die unmittelbar für Unternehmen einsetzbar sind. Bei ihrer Entwicklung wurden betriebliche und technische Empfehlungen berücksichtigt. Die Vorlagen können direkt heruntergeladen und in Betrieb genommen werden. Dank benutzerfreundlicher Assistenten sind sie schnell und flexibel den eigenen Anforderungen angepasst.

Vorteile der Cloud-BI-Tools im Vergleich zu gängigen BI-Lösungen

Im Vergleich zu gängigen BI-Lösungen bieten Cloud-BI-Tools entscheidende Vorteile. Sie ermöglichen den Unternehmen einen schnellen und kostengünstigen Einstieg in die Business Intelligence, ohne dass auf Funktionen verzichtet werden muss. Umfangreiche Cloud-Datenquellen lassen sich ohne die Notwendigkeit einer eigenen komplexen IT anbinden. Zusätzlich ist die Kombination und Integration mit anderen cloudbasierten Services wie CRM-, ERP- oder Office-Lösungen einfach zu realisieren. Die Bedienung ist intuitiv und die Verwaltung zentralisiert. Selbst BI-Anfänger finden einen schnellen Einstieg in die Datenanalyse und -visualisierung. Das Beispiel der einfachen Einbindung von Power-BI-Daten in Websites verdeutlicht die Anwenderfreundlichkeit von cloudbasierten BI-Tools. Mit der von Microsoft bereitgestellten Funktion „publish to web“ generiert Power BI per Klick einen Code, mit dem sich ausgewählte Grafiken durch einfaches Einkopieren auf Webseiten, in sozialen Medien oder auf einem Blog zeigen und veröffentlichen lassen. Die Einbindung der aufbereiteten Daten kann ohne jegliche Programmierkenntnisse erfolgen.
Cloud BI eröffnet Unternehmen völlig neue Möglichkeiten und Chancen. Der Einstieg in die Business Intelligence ist schnell und ohne große Investitionen möglich. Power BI von Microsoft ist eine leistungsfähige Office-365-Lösung aus diesem Bereich, die Anwendern einen echten Mehrwert bietet und die Möglichkeiten der cloudbasierten Dienste voll ausschöpft. Informieren Sie sich jetzt über die Leistungen von Power BI als Bestandteil von Office 365 bei Allgeier Productivity Solutions.


Quellen: 
http://www.informationbuilders.de/cloud-bi
http://it-rebellen.de/2017/02/24/cloud-bi-weiter-auf-dem-vormarsch/
http://www.computerwoche.de/a/bi-trends-2016,3220613http://bi-survey.com/top-business-intelligence-trends-2017
https://powerbi.microsoft.com/de-de/ 
https://www.pmone.com/blog/wiki/power-bi/
https://powerbi.microsoft.com/de-de/documentation/powerbi-desktop-get-the-desktop
https://powerbi.microsoft.com/de-de/documentation/powerbi-power-bi-apps-for-mobile-devices
https://powerbi.microsoft.com/de-de/documentation/powerbi-developer-overview-of-power-bi-rest-api/
https://community.dynamics.com/crm/b/theartformofcrm/archive/2017/02/01/dynamics-365-sales-amp-power-bi-dashboard-integration
https://powerbi.microsoft.com/de-de/documentation/powerbi-content-pack-microsoft-dynamics-crm/#whats-included (ab Inhalt) 
https://powerbi.microsoft.com/de-de/departments/  
https://de.wikipedia.org/wiki/Business_Intelligence 
http://www.zdnet.de/41532617/business-intelligence-erschliesst-sich-weitere-einsatzbereiche/

5. Februar 2018

Office 365 Groups: Vorteile, Voraussetzungen und Mehrwerte.


Das Internet eignet sich hervorragend für die Zusammenarbeit verschiedener Individuen über große Distanzen hinweg – oder auch innerhalb eines Unternehmens. Durch die Vernetzung in Cloud-Systemen und entsprechenden Zugriff können Teams gebildet und Projekte gemeinsam bearbeitet werden. Das ist zunächst nichts Neues mehr, denn viele Unternehmen gehen bereits diesen Weg. Microsoft hat mit Office 365 Groups jetzt einen Ansatz zur umfassenden Vernetzung bestehender Strukturen geschaffen, der auf unnötige Konstruktionen verzichtet und die Kollaboration zwischen den einzelnen Beteiligten erleichtern soll.

Warum Office 365 Groups nutzen?

Zunächst sollte geklärt werden, was Office 365 Groups überhaupt ist. Es ist keine Neuerfindung des Rades, denn schon vor der Einführung dieses Dienstes konnte man über Microsoft-basierte Onlinedienste eine Vernetzung von Teams und Zuständigkeiten betreiben. Mit SharePoint Teamsites, Outlook Groups, Skype und anderen Angeboten konnte man das durchaus vernünftig lösen. In diesen klassischen Teamsite-Anwendungen können Dokumente organisiert, mit Metadaten versehen und zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt werden. Die Synchronisation erfolgt über OneDrive für Business in der Cloud. Weitere Elemente wie Kalender lassen sich ebenfalls integrieren. 

Wozu hat Microsoft also mit Office 365 Groups etwas Neues eingeführt? Die Flexibilität von SharePoint ist unbestritten und macht den Dienst zu einer perfekten Plattform für Zusammenarbeitsumgebungen in größeren Projekten. Allerdings bieten umfassende Teamsite-Lösungen auch viele Funktionen, die für einen Großteil der Benutzer unnötig und unübersichtlich erscheinen. Wer diesen Grad der Individualisierung weder wünscht noch benötigt, kann die Strukturen durch die Nutzung von Office 365 Groups vereinfachen und standardisieren.

Welche Voraussetzungen müssen für die Nutzung von Office 365 Groups erfüllt sein?

Mit Groups werden Projekte von Ballast befreit, weil vieles von dem bereitgestellten Handwerkszeug zur Erstellung von Kooperationsumgebungen oft gar nicht benötigt wird. Vereinfacht gesagt, könnte man Office 365 Groups als eine Weiterentwicklung der klassischen Verteilerliste bezeichnen. Durch die Benennung von Personen, die einer bestimmten Gruppe angehören, werden die Verteilerlisten angelegt. Um daraus eine Umgebung für vernetzte Zusammenarbeit zu erhalten, greift Groups auf diverse Office-365-Dienste zurück und verwendet deren essentielle Komponenten, die für die Kollaboration benötigt werden. Dies kann zum Beispiel ein gemeinsames Mailpostfach sein, das in Exchange Online erstellt wird. Gemeinsame Telefonkonferenzen werden über Skype for Business integriert. Datenaustausch und gemeinsame Bearbeitung erfolgen in SharePoint. 

Der Grundgedanke dahinter ist, dass zunächst nur eine Gruppe von beteiligten Personen erstellt wird, die dann entscheiden kann, welche Dienste im Rahmen von Office 365 den gewünschten Mehrwert bieten. Die entsprechenden Kooperationsfunktionen der Dienste können nach Bedarf genutzt werden. Das unterscheidet Office 365 Groups von anderen Teamsites, die in der Regel nur die Funktionen von SharePoint nutzen. 

Um Groups nutzen zu können, sind folgende Voraussetzungen wichtig:

  • Abschluss eines Office-365-Abonnements
  • Nutzung von Exchange Online und SharePoint Online
  • Aktivierung der Gruppenlösung für alle Dynamics-365-Bestandteile

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann über Microsoft Office 365 Groups auf die folgenden Funktionen zugegriffen werden:
  • Kalender zur Planung von Meetings, Events etc.
  • Organisation von Skype-for-Business-Meetings über den Kalender
  • Einrichtung von Gruppenpostfächern für die Gruppenkommunikation per E-Mail
  • Cloud-Bibliotheken zur Speicherung und ggf. gemeinsamer Bearbeitung von Ordnern und Dateien
  • One Note zur Nutzung als zentrales Notizbuch für alle Gruppenmitglieder
  • Office 365 Planner zur Organisation und Verteilung von Aufgaben und Übersicht von Projekten
  • Synchronisation von Daten über OneDrive Next Generation Sync Client (NGSC)
  • Darüber hinaus können auch weitere Komponenten mit Office 365 Groups vernetzt werden. Darunter können sich sowohl Microsoft-Dienste wie Twitter als auch unabhängige Dienste wie UserVoice oder Zendesk befinden. Eine strukturierte Vernetzung von Teams ist somit ohne zusätzlichen Aufwand möglich.

Welchen Mehrwert bietet diese Lösung für Unternehmen?

Der große Vorteil von Office 365 Groups liegt in der Vereinheitlichung der Prozesse. Es handelt sich um eine Out-of-the-Box-Lösung, die keiner weiteren Detailkenntnisse oder Zuweisungen anderer Teamsite-Dienste bedarf. Alle wichtigen Elemente der Zusammenarbeit werden auf Knopfdruck übersichtlich bereitgestellt. Ebenso einfach lassen sich Teams oder Projektkooperationen unabhängig von den jeweils verwendeten Applikationen verwalten. Egal, ob innerhalb der Firma oder im Rahmen einer firmenübergreifenden Kooperation; die reibungslose Einbindung von gängigen Office-Anwendungen von Microsoft wie Outlook, Word, PowerPoint und Excel erleichtert das Vorgehen ungemein. Durch den Einsatz mobiler Endgeräte können sich Mitarbeiter von jedem beliebigen Zugangspunkt über die Microsoft Groups Mobile App einbringen. Natürlich müssen die erforderlichen Arbeitsprozesse immer noch abgestimmt und angepasst werden, doch die Stabilität und Zuverlässigkeit von Office 365 Groups kommt dem reibungslosen Ablauf innerhalb der IT-Infrastruktur zugute. Wichtige Ressourcen der IT-Abteilung werden dadurch frei und können auf wichtigere Dinge fokussiert werden.

Fazit: Intuitives Arbeiten in klar strukturierter Gruppenumgebung

Natürlich muss man Office 365 Groups von Microsoft nicht zwingend nutzen. Für manche Unternehmen wird es auch keine Vorteile bringen. Für den größten Teil der Firmen, die nach einer einfachen und intuitiven Lösung für Teamsites suchen, ist Office 365 Groups aber eine perfekte Lösung. Neue Mitglieder einzuladen und zu integrieren wird durch die Nutzung der derzeitigen Office-365-Dienste besonders einfach. Das gilt natürlich auch für alle zukünftigen Erweiterungen. Für kurzfristige oder kleinere Projekte, die einen Großteil des Planungsaufkommens ausmachen, ist Office 365 Groups ideal geeignet. Für die Integration dieses Dienstes in die Unternehmensstruktur bietet Allgeier Productivity Solutions Office 365 an. Informieren Sie sich über das Angebot von Allgeier auf http://www.allgeier-ps.com/Office365/index.html.

Quellen:
http://www.comparex-group.com/web/de/MSLAR/Produkte/loesungen/sharepoint/sharepoint-2016.htm 
http://www.searchenterprisesoftware.de/meinung/Microsoft-Teams-und-Office-365-Gruppen-Willkommen-in-der-neuen-Arbeitswelt 
http://flow365.de/groups-teamsites-teams/ 
https://www.computerwoche.de/a/der-arbeitsplatz-der-zukunft,3211574
https://www.cio.de/a/wie-wir-im-jahr-2030-arbeiten,3103921
https://arbeits-abc.de/arbeitsplatz-der-zukunft/
http://www.zeit.de/karriere/beruf/2017-03/homeoffice-stress-gesundheit-bezahlung-mitarbeiter-studie
http://www.stern.de/wirtschaft/news/microsoft-bietet-homeoffice--wieso-heimarbeit-beim-arbeitgeber-unbeliebt-ist-6454110.html
http://www.spiegel.de/karriere/microsoft-home-office-und-flexible-arbeitszeit-fuer-alle-a-989526.html
https://www.techtag.de/business/microsoft-top-10-tools-fuer-bessere-team-arbeit-in-2017/
https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/homeoffice-was-beim-arbeiten-von-zuhause-zu-beachten-ist_76_301172.html
https://www.df.eu/blog/office-365-in-zukunft-einfacher-arbeiten/
http://www.presseportal.de/pm/32390/3504188
http://www.stern.de/wirtschaft/news/microsoft-bietet-homeoffice--wieso-heimarbeit-beim-arbeitgeber-unbeliebt-ist-6454110.html
http://karrierebibel.de/home-office-tipps/

25. Januar 2018

Information-Strategy – Wie klare Daten-Architekturen die Kommunikation im Unternehmen revolutionieren können


Informationsbeschaffung. Klingt simpel – Ist allerdings in vielen Unternehmen ausbaufähig. Viele Unternehmer sind sich des großen Optimierungspotenzials Ihrer Informationsstrategie nicht bewusst. Für bestmögliche Verfügbarkeit und Wertschöpfung aller Ressourcen, sollte eine klare Informations-Architektur gewährleistet sein. Mit nur wenigen Schritten werden Geschäftsprozesse effizienter und interne Kommunikation reibungsloser – damit Zeit für die wichtigen Dinge bleibt. Leicht gesagt, leicht getan:

Die Produktivität von null auf hundert fahren

Große Datenmengen beinhalten das Risikopotenzial, dass Mitarbeiter vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr erkennen können. Denn erst wenn Daten geordnet sind, werden sie zu brauchbaren Information und in weiterer Folge zu anwendbarem Wissen. Mit einer genauen und zielgerichteten Information Strategy werden benötigte Daten schnell gefunden und Prozesse effizienter gestaltet. Laut einer Studie von Unit4, Anbieter von Unternehmensanwendungen für Mitarbeiter, vom Juni 2017, verbringen Büromitarbeiter im Durchschnitt 552 Stunden ihrer Zeit pro Jahr mit sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben, was 69 Tagen und somit einem Drittel der jährlich geleisteten Arbeitszeit entspricht. Als Resultat der Umfrage geht hervor, dass sich die Kosten der an der Umfrage teilnehmenden Länder aufgrund der Vielzahl von Administrations-Arbeiten auf jährlich 5 Billionen Dollar belaufen. Unternehmen geht auf diese Weise ein großer Teil der Produktivität Ihrer Mitarbeiter verloren. Täglich wiederkehrende Such-Prozesse und Admin-Aufgaben werden zur Sisyphusarbeit und halten Arbeitnehmer in Angelegenheiten fest, die automatisiert um einiges effizienter abgearbeitet werden könnten. Das Ergebnis wäre eine Transformation von verlorener in genützte Arbeitskraft und eine Verlagerung in Bereiche, wo sie benötigt wird und am Ende Gewinn erzielt.

Eine Vielzahl an Vorteilen

Teamarbeit ist ausschließlich möglich, wenn allen Beteiligten die notwendigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Langes Herumsuchen führt zu Projekt-Stagnation und behindert die Zusammenarbeit im Unternehmen. Intuitiv zu wissen wo benötigte Daten abgelegt sind und wie man zu besagten Informationen kommt, ist hierbei die Quintessenz für effiziente Arbeitsprozesse. Erfolgreiche Collaboration führt unternehmensintern wiederum zu höherer Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Nicht nur die Kommunikation der bestehenden Arbeitnehmer wird begünstigt, sondern auch die Einarbeitung neuer Kollegen vereinfacht. Die Einstellung neuer Unternehmensmitglieder ist mit zeitintensiver Einschulung und Weitergabe von Know-how zur Informationsbeschaffung verbunden. Mit Bereitstellung einer klaren Informationsstruktur und Hilfe zur Selbsthilfe können sich neue Mitarbeiter frei in der Datenwelt des Unternehmens bewegen, ohne dabei auf den Beistand ihrer Kollegen angewiesen zu sein. Autonomie in Sachen Informationsbeschaffung kann bei neuen Mitarbeitern in weiterer Folge zu gesteigertem Selbstbewusstsein und höherer Potenzialausschöpfung in Arbeitsprozessen führen. Ein WIN-WIN, sowohl auf der Arbeitsnehmer- als auch auf der Arbeitgeber-Seite.

Revolution Ihrer Kommunikationsstruktur 


Schneller, einfacher, effizienter – Eine erfolgreich integrierte Intranet-Struktur lohnt sich in vielerlei Hinsicht. Besonders im Hinblick auf den Erfolg von sozialen Netzwerken und der Popularität bei Mitarbeitern, können Unternehmen von den Features einer internen Intranet Plattform profitieren. Laut dem Pew Research Report recherchieren 20% der Mitarbeiter in sozialen Netzwerken zu Problemen, die auf der Arbeit entstehen. Außerdem verbringen 24% der Mitarbeiter Zeit in sozialen Netzwerken um geschäftliche Kontakte zu pflegen. Für das Unternehmen wäre es wünschenswerter, wenn ebendiese Vorgänge nicht über externe Netzwerke, sondern über eine interne Plattform laufen würden. Laut einer Studie werden Mitarbeiter durch Einbindung eines firmenweiten Intranets um 20-25% produktiver, was in weiterer Folge zur Beschleunigung der Geschäftsprozesse führt.
Mithilfe der Suchfunktion können Dokumente vereinfacht, schnell und ohne Suchaufwand an mehreren Orten gefunden werden. Wenn fachspezifische Hilfe benötigt wird, assistiert eine Intranet Plattform außerdem dabei, schnell die passende Ansprechperson zur Lösung des Problems zu finden. Mithilfe individuell angelegter Nutzerprofile wird eine Person mit passenden Problemlösekompetenzen ausfindig gemacht und kann umgehend über Direktnachricht kontaktiert werden. Neben individueller Daten- und Personensuche können auch Projektgruppen gebildet werden. Um wichtige Informationen zu verteilen, kann dies innerhalb der Gruppe geschehen, um einer Vermischung interner und externer E-Mails in Ihrem Postfach vorzubeugen. Social Intranet ist also nicht nur ein Raum um wichtige Informationen und Dokumente zu sammeln, sondern ist auch hilfreich um mit seinen Kollegen in Interaktion zu treten um insgesamt effektiver arbeiten zu können.

Fazit



Eine adäquate Informations-Architektur ist im fortschreitenden Zeitalter der Digitalisierung von zentraler Bedeutung für Ihren Erfolg. Mit immer größer werdenden Datenmengen, einer Vielzahl von Projekten und der weiteren internen Vernetzung, steigt die Gefahr der Unübersichtlichkeit und Verzögerung der Geschäftsprozesse. Mit einer maßgeschneiderten Information Strategy machen Sie Ihr Unternehmen fit für eine erfolgreiche Zukunft. Mithilfe einer optimal angepassten Intranet Struktur ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern nicht nur einen besseren und schnelleren Abruf von Informationen, sondern begünstigen Teambuilding und reibungslose Kommunikation unter Kollegen. Die Allgeier Productivity Solutions unterstützt Sie bei der Erarbeitung und legt gemeinsam mit Ihnen einen ersten Basisstein in Richtung optimaler Information Strategy.
Anhand eines Assessments wird der Ist-Zustand zum Reifegrad Ihrer Intranet-Umgebung und ihr gewünschtes Zielbild festgestellt. Mit der Analyse des bestehenden Systems kann eine genaue interne Strategie ausgearbeitet werden.  Mithilfe einer implementierten Information Governance werden Sie außerdem dazu befähigt, alle Ihre Systeme und Werkzeuge im Griff zu haben. Damit ein Social Intranet auch wirklich eine Produktivitätssteigerung Ihrer Mitarbeiter und Arbeitsprozesse hervorbringt, muss die Einführung einer neuen Strategie gut geplant sein. Kompetente Partner der Allgeier Productivity Solutions sind Ihnen gerne dabei behilflich. Machen Sie sich bereit für eine effektive und profitreiche Intranet-Zukunft!

Quellen:
http://www.unit4.com/de/ueber/news/2017/06/studie-verwaltungsaufgaben-2017
https://www.tixxt.com/de/studie-belegt-arbeitnehmer-sind-durch-social-intranet-produktiver/
https://www.computerwoche.de/a/die-informationsarchitektur-als-herzstueck-in-der-digitalen-transformation,3312919


13. Januar 2018

Digitale Revolution im Büro: Der Arbeitsplatz der Zukunft ist Realität geworden


Der digitale Arbeitsplatz ist bereits jetzt für viele Arbeitnehmer Realität. Natürlich wird es immer Berufe geben, die nur vor Ort ausgeführt werden können. Doch schon heute lassen sich viele Tätigkeiten – vor allem im Bürobereich – auslagern. Denn wenn man ganze Callcenter nach Indien verlagern kann, dann sind auch digitale Arbeitsplätze im Homeoffice keine Utopie mehr. Und tatsächlich stellen immer mehr Firmen auf diese Arbeitsweise um und verabschieden sich von starren Strukturen. Somit bringt die Digitalisierung nicht nur technischen Wandel ins Büro, sondern verändert die Arbeitskultur insgesamt.

Die Anforderungen ändern sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen

Die Zeiten, in denen jeder sein eigenes Büro hatte, sind schon lange vorbei. Gerade in großen Unternehmen wurden vor allem aufgrund der Kostenersparnis Großraumbüros immer beliebter. Inzwischen hat sich das Konzept jedoch weiterentwickelt. Die vermeintlichen Vorteile der kurzen Kommunikationswege und der optimalen Raumausnutzung werden nämlich durch Nachteile oft aufgewogen. So fühlen sich viele Mitarbeiter im Großraumbüro unwohl und arbeiten ungern in klimatisierten und künstlich beleuchteten „Einzelzellen“. Auch der Geräuschpegel ist allgemein höher und Gespräche mit Kunden am Telefon vermischen sich mit Interaktionen der Mitarbeiter untereinander. Zudem führen die besseren Kommunikationswege häufig dazu, dass private Unterhaltungen geführt werden. Eine Lösung, die Arbeitnehmer und -geber zufriedenstellen kann, ist das Homeoffice, denn es bietet für beide eine größere Flexibilität.

Oft mangelt es an ausgereiften Konzepten für den digitalen Arbeitsplatz

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist in den letzten 25 Jahren geradezu explodiert. Klassische Büros mit Schreibmaschinen, analogen Telefonanlagen oder Faxgeräten sterben aus, da heutzutage über integrierte digitale Lösungen alles schneller und zumeist auch besser abgewickelt werden kann. Da die Voraussetzungen für einen digitalen Arbeitsplatz sich auf eine angemessene IT-Ausstattung (adäquate Computer und ggf. mobile Kommunikationsgeräte) beschränken, können Firmen ihre Mitarbeiter auch von zuhause aus arbeiten lassen. Für das Unternehmen bedeutet das Einsparungen hinsichtlich teurer Büroflächen, was insbesondere in Großstädten ein wichtiger Punkt ist. Die Produktivität lässt sich theoretisch ebenfalls steigern, da die Mitarbeiter mobiler, flexibler und agiler ihre Aufgaben erledigen können. In der Praxis klagen Arbeitgeber aber häufig darüber, dass die Kontrolle über die einzelnen Tätigkeiten der Mitarbeiter fehlt und die Erreichbarkeit nicht immer gegeben ist. Arbeitnehmer beklagen hingegen vor allem eine unflexible IT-Politik ihrer Unternehmen, die mit starren Vorgaben oder veralteten Geräten arbeiten. Es wird deutlich, dass ein flexibles Homeoffice bzw. die Digitalisierung von Arbeitsplätzen insgesamt nach tragfähigen Konzepten und Regeln verlangen, die von beiden Seiten eingehalten werden müssen.

Flexibilität soll nicht zur Anarchie verführen

Bei der Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes steht zunächst der technische Aspekt im Vordergrund: Der Mitarbeiter muss an seinem Arbeitsplatz über eine ausreichend schnelle Anbindung an das Internet verfügen. Außerdem muss es möglich sein, ungestört zu arbeiten, ein Punkt, der von den Arbeitnehmern häufig unterschätzt wird. Gleiches gilt für die Gewährleistung der Datensicherheit in einem privaten Arbeitsumfeld. Das oft von Arbeitgebern vorgebrachte Argument der mangelnden Produktivität und Arbeitskontrolle lässt sich hingegen relativ einfach durch Zeiterfassungssysteme und Produktivitätsvorgaben entkräften. Dabei sollte dem Chef allerdings auch klar sein, dass sich vor allem kreative Berufe nicht für ein typisches Acht-Stunden-Schema oder minutengenaues Tracking der Arbeitszeit eignen.

Moderne Tools können helfen, das Homeoffice zu realisieren

Microsoft gilt als Vorreiter bei der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen. Mitarbeiter dieses Unternehmens können frei wählen, wo sie ihren Aufgaben nachgehen. Damit will der Softwarehersteller beweisen, dass nahezu jede Firma auf diese Weise arbeiten kann. Hilfreich sind dabei standardisierte Tools und Software-Lösungen, die für alle Arbeitnehmer online zugänglich sind. Cloudbasierte Lösungen haben den großen Vorteil, dass Dokumente immer aktuell sind und von allen beteiligten Mitarbeitern gleichzeitig eingesehen und bearbeitet werden können. Gerade bei Projektarbeiten ist dies ein ungeheurer Vorteil, den das „gewöhnliche“ Office-Paket bisher nicht bot. Durch die Verwendung von Office 365, SharePoint und Skype for Business werden notwendige Absprachen und Konferenzen über (Video-)Telefonie besonders einfach. Termine werden in ersterem erstellt, Unterlagen über den Firmen-SharePoint geteilt und das Meeting über Skype for Business abgehalten. Somit haben Unternehmen Einblick und Kontrolle in den Arbeitsfortschritt und erreichen ihre Mitarbeiter in der Regel problemlos. Zudem ist die Datensicherheit hinreichend gewährleistet. Der Arbeitnehmer profitiert hingegen von flexibler Freizeit- und Arbeitsgestaltung. Allerdings verschwimmen auf diese Weise die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben. Daher gibt es auch Gegner dieser Konzepte. So hat IBM – als ehemaliger Vorreiter im Homeoffice-Bereich – inzwischen einen Schritt zurück gemacht, da die Kreativität durch den fehlenden Austausch mit Kollegen vor Ort angeblich ausgebremst werde.

Das klassische Büro wird nicht völlig verschwinden

Es wird immer einen Bedarf für Büros in Unternehmen geben, in denen vor Ort Entscheidungen getroffen oder Kundengespräche geführt werden müssen. Ganz sicher wird sich der klassische Arbeitsplatz am Schreibtisch auch künftig weiterentwickeln und nicht mehr viel mit dem traditionellen Büro zu tun haben. Ob papierloses Arbeiten oder virtuelle Kommunikationswege – die Digitalisierung wird vieles erleichtern. Die Vor- und Nachteile eines Großraumbüros lassen sich im direkten Vergleich mit dem Homeoffice pauschal kaum erfassen und sind oft von überholten Glaubenssätzen der Unternehmer geprägt. Wichtig ist, dass klare Regeln für beide Seiten festgelegt und die standardisierten Arbeitsmittel effektiv genutzt werden. Das gilt vor allem für die digitalen Cloud-Lösungen, welche die Produktivität signifikant erhöhen können. Spezialisierte Firmen wie Allgeier Productivity Solutions bieten entsprechende Konzepte für Unternehmen an, die an einer konsequenten Digitalisierung des Arbeitsplatzes interessiert sind. Informieren Sie sich daher bei Allgeier umfassend über Software-Lösungen wie SharePoint, Office 365 und Skype for Business:
  • http://www.allgeier-ps.com/Office365/index.html
  • http://www.allgeier-ps.com/skype-for-business/index.html
  • http://www.allgeier-ps.com/sharepoint/index.html

Quellen:
https://www.salesforce.com/de/blog/2017/03/digitaler-arbeitsplatz--wie-der-workspace-der-zukunft-ihre-produ.html
http://blog.instaffo.com/grossraumbuero-vor-und-nachteile
https://www.computerwoche.de/a/der-arbeitsplatz-der-zukunft,3211574
https://www.cio.de/a/wie-wir-im-jahr-2030-arbeiten,3103921 
https://arbeits-abc.de/arbeitsplatz-der-zukunft/ 
http://www.zeit.de/karriere/beruf/2017-03/homeoffice-stress-gesundheit-bezahlung-mitarbeiter-studie
http://www.stern.de/wirtschaft/news/microsoft-bietet-homeoffice--wieso-heimarbeit-beim-arbeitgeber-unbeliebt-ist-6454110.htm
http://www.spiegel.de/karriere/microsoft-home-office-und-flexible-arbeitszeit-fuer-alle-a-989526.html  
https://www.techtag.de/business/microsoft-top-10-tools-fuer-bessere-team-arbeit-in-2017/
https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/homeoffice-was-beim-arbeiten-von-zuhause-zu-beachten-ist_76_301172.html  
https://www.df.eu/blog/office-365-in-zukunft-einfacher-arbeiten/ 
http://www.presseportal.de/pm/32390/3504188 
http://www.stern.de/wirtschaft/news/microsoft-bietet-homeoffice--wieso-heimarbeit-beim-arbeitgeber-unbeliebt-ist-6454110.html
http://karrierebibel.de/home-office-tipps/