13. Januar 2018

Digitale Revolution im Büro: Der Arbeitsplatz der Zukunft ist Realität geworden


Der digitale Arbeitsplatz ist bereits jetzt für viele Arbeitnehmer Realität. Natürlich wird es immer Berufe geben, die nur vor Ort ausgeführt werden können. Doch schon heute lassen sich viele Tätigkeiten – vor allem im Bürobereich – auslagern. Denn wenn man ganze Callcenter nach Indien verlagern kann, dann sind auch digitale Arbeitsplätze im Homeoffice keine Utopie mehr. Und tatsächlich stellen immer mehr Firmen auf diese Arbeitsweise um und verabschieden sich von starren Strukturen. Somit bringt die Digitalisierung nicht nur technischen Wandel ins Büro, sondern verändert die Arbeitskultur insgesamt.

Die Anforderungen ändern sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen

Die Zeiten, in denen jeder sein eigenes Büro hatte, sind schon lange vorbei. Gerade in großen Unternehmen wurden vor allem aufgrund der Kostenersparnis Großraumbüros immer beliebter. Inzwischen hat sich das Konzept jedoch weiterentwickelt. Die vermeintlichen Vorteile der kurzen Kommunikationswege und der optimalen Raumausnutzung werden nämlich durch Nachteile oft aufgewogen. So fühlen sich viele Mitarbeiter im Großraumbüro unwohl und arbeiten ungern in klimatisierten und künstlich beleuchteten „Einzelzellen“. Auch der Geräuschpegel ist allgemein höher und Gespräche mit Kunden am Telefon vermischen sich mit Interaktionen der Mitarbeiter untereinander. Zudem führen die besseren Kommunikationswege häufig dazu, dass private Unterhaltungen geführt werden. Eine Lösung, die Arbeitnehmer und -geber zufriedenstellen kann, ist das Homeoffice, denn es bietet für beide eine größere Flexibilität.

Oft mangelt es an ausgereiften Konzepten für den digitalen Arbeitsplatz

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist in den letzten 25 Jahren geradezu explodiert. Klassische Büros mit Schreibmaschinen, analogen Telefonanlagen oder Faxgeräten sterben aus, da heutzutage über integrierte digitale Lösungen alles schneller und zumeist auch besser abgewickelt werden kann. Da die Voraussetzungen für einen digitalen Arbeitsplatz sich auf eine angemessene IT-Ausstattung (adäquate Computer und ggf. mobile Kommunikationsgeräte) beschränken, können Firmen ihre Mitarbeiter auch von zuhause aus arbeiten lassen. Für das Unternehmen bedeutet das Einsparungen hinsichtlich teurer Büroflächen, was insbesondere in Großstädten ein wichtiger Punkt ist. Die Produktivität lässt sich theoretisch ebenfalls steigern, da die Mitarbeiter mobiler, flexibler und agiler ihre Aufgaben erledigen können. In der Praxis klagen Arbeitgeber aber häufig darüber, dass die Kontrolle über die einzelnen Tätigkeiten der Mitarbeiter fehlt und die Erreichbarkeit nicht immer gegeben ist. Arbeitnehmer beklagen hingegen vor allem eine unflexible IT-Politik ihrer Unternehmen, die mit starren Vorgaben oder veralteten Geräten arbeiten. Es wird deutlich, dass ein flexibles Homeoffice bzw. die Digitalisierung von Arbeitsplätzen insgesamt nach tragfähigen Konzepten und Regeln verlangen, die von beiden Seiten eingehalten werden müssen.

Flexibilität soll nicht zur Anarchie verführen

Bei der Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes steht zunächst der technische Aspekt im Vordergrund: Der Mitarbeiter muss an seinem Arbeitsplatz über eine ausreichend schnelle Anbindung an das Internet verfügen. Außerdem muss es möglich sein, ungestört zu arbeiten, ein Punkt, der von den Arbeitnehmern häufig unterschätzt wird. Gleiches gilt für die Gewährleistung der Datensicherheit in einem privaten Arbeitsumfeld. Das oft von Arbeitgebern vorgebrachte Argument der mangelnden Produktivität und Arbeitskontrolle lässt sich hingegen relativ einfach durch Zeiterfassungssysteme und Produktivitätsvorgaben entkräften. Dabei sollte dem Chef allerdings auch klar sein, dass sich vor allem kreative Berufe nicht für ein typisches Acht-Stunden-Schema oder minutengenaues Tracking der Arbeitszeit eignen.

Moderne Tools können helfen, das Homeoffice zu realisieren

Microsoft gilt als Vorreiter bei der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen. Mitarbeiter dieses Unternehmens können frei wählen, wo sie ihren Aufgaben nachgehen. Damit will der Softwarehersteller beweisen, dass nahezu jede Firma auf diese Weise arbeiten kann. Hilfreich sind dabei standardisierte Tools und Software-Lösungen, die für alle Arbeitnehmer online zugänglich sind. Cloudbasierte Lösungen haben den großen Vorteil, dass Dokumente immer aktuell sind und von allen beteiligten Mitarbeitern gleichzeitig eingesehen und bearbeitet werden können. Gerade bei Projektarbeiten ist dies ein ungeheurer Vorteil, den das „gewöhnliche“ Office-Paket bisher nicht bot. Durch die Verwendung von Office 365, SharePoint und Skype for Business werden notwendige Absprachen und Konferenzen über (Video-)Telefonie besonders einfach. Termine werden in ersterem erstellt, Unterlagen über den Firmen-SharePoint geteilt und das Meeting über Skype for Business abgehalten. Somit haben Unternehmen Einblick und Kontrolle in den Arbeitsfortschritt und erreichen ihre Mitarbeiter in der Regel problemlos. Zudem ist die Datensicherheit hinreichend gewährleistet. Der Arbeitnehmer profitiert hingegen von flexibler Freizeit- und Arbeitsgestaltung. Allerdings verschwimmen auf diese Weise die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben. Daher gibt es auch Gegner dieser Konzepte. So hat IBM – als ehemaliger Vorreiter im Homeoffice-Bereich – inzwischen einen Schritt zurück gemacht, da die Kreativität durch den fehlenden Austausch mit Kollegen vor Ort angeblich ausgebremst werde.

Das klassische Büro wird nicht völlig verschwinden

Es wird immer einen Bedarf für Büros in Unternehmen geben, in denen vor Ort Entscheidungen getroffen oder Kundengespräche geführt werden müssen. Ganz sicher wird sich der klassische Arbeitsplatz am Schreibtisch auch künftig weiterentwickeln und nicht mehr viel mit dem traditionellen Büro zu tun haben. Ob papierloses Arbeiten oder virtuelle Kommunikationswege – die Digitalisierung wird vieles erleichtern. Die Vor- und Nachteile eines Großraumbüros lassen sich im direkten Vergleich mit dem Homeoffice pauschal kaum erfassen und sind oft von überholten Glaubenssätzen der Unternehmer geprägt. Wichtig ist, dass klare Regeln für beide Seiten festgelegt und die standardisierten Arbeitsmittel effektiv genutzt werden. Das gilt vor allem für die digitalen Cloud-Lösungen, welche die Produktivität signifikant erhöhen können. Spezialisierte Firmen wie Allgeier Productivity Solutions bieten entsprechende Konzepte für Unternehmen an, die an einer konsequenten Digitalisierung des Arbeitsplatzes interessiert sind. Informieren Sie sich daher bei Allgeier umfassend über Software-Lösungen wie SharePoint, Office 365 und Skype for Business:
  • http://www.allgeier-ps.com/Office365/index.html
  • http://www.allgeier-ps.com/skype-for-business/index.html
  • http://www.allgeier-ps.com/sharepoint/index.html

Quellen:
https://www.salesforce.com/de/blog/2017/03/digitaler-arbeitsplatz--wie-der-workspace-der-zukunft-ihre-produ.html
http://blog.instaffo.com/grossraumbuero-vor-und-nachteile
https://www.computerwoche.de/a/der-arbeitsplatz-der-zukunft,3211574
https://www.cio.de/a/wie-wir-im-jahr-2030-arbeiten,3103921 
https://arbeits-abc.de/arbeitsplatz-der-zukunft/ 
http://www.zeit.de/karriere/beruf/2017-03/homeoffice-stress-gesundheit-bezahlung-mitarbeiter-studie
http://www.stern.de/wirtschaft/news/microsoft-bietet-homeoffice--wieso-heimarbeit-beim-arbeitgeber-unbeliebt-ist-6454110.htm
http://www.spiegel.de/karriere/microsoft-home-office-und-flexible-arbeitszeit-fuer-alle-a-989526.html  
https://www.techtag.de/business/microsoft-top-10-tools-fuer-bessere-team-arbeit-in-2017/
https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/homeoffice-was-beim-arbeiten-von-zuhause-zu-beachten-ist_76_301172.html  
https://www.df.eu/blog/office-365-in-zukunft-einfacher-arbeiten/ 
http://www.presseportal.de/pm/32390/3504188 
http://www.stern.de/wirtschaft/news/microsoft-bietet-homeoffice--wieso-heimarbeit-beim-arbeitgeber-unbeliebt-ist-6454110.html
http://karrierebibel.de/home-office-tipps/
 

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