8. September 2016

PowerApps für Microsoft Office 365 - Innovationen out of the Box


Die Idee eines Baukastensystems, mit welchem sich ohne Programmierkenntnisse nützliche Business-Apps erstellen lassen, ist nicht neu: Bereits 2013 verfolgte Microsoft im Rahmen seines ‚Project Siena‘ die Verwirklichung dieser Idee. Basierend auf ‚Siena‘ entstanden aus einem zweiten Projekt (‚Kratos‘) die Microsoft PowerApps, welche Ende November 2015 auf der Convergence EMEA in Barcelona der Öffentlichkeit vorgestellt wurden. Die online verfügbare Produkt-Preview bietet einen Vorgeschmack auf PowerApps’ leistungsstarke Features. Businessrelevante Daten – etwa aus SharePoint Online und Dynamics CRM Online – können mit wenigen Klicks importiert und mittels plattformübergreifender ‚Selfmade-Apps‘ vielfältig genutzt werden.

App-Erstellung im Handumdrehen

Zum Erstellen einer App ist zunächst die lokale Installation des im Windows Store erhältlichen PowerApps Studio erforderlich. Die übersichtlich gestaltete Benutzeroberfläche ähnelt hinsichtlich ihres Look and Feel Microsofts Office-Produkten. Sie ermöglicht selbst Anfängern das sofortige Beginnen mit der App-Entwicklung – alleine oder auch im Rahmen eines Gruppenprojekts mit Arbeitskollegen. PowerApps stellt zwei Modi der App-Entwicklung zur Auswahl – Phone und Tablet. Beide Modi beinhalten einen Preview-Modus, um die Darstellung und Nutzung auf den vorgesehenen Endgeräten zu simulieren. Neben dem Erzeugen einer ‚leeren‘ App ist auch die Nutzung bestehender Templates als App-Basis möglich.

Unter Eingabe der jeweiligen Zugangsdaten können unter anderem folgende Quellen für den Datenimport genutzt werden:
  • Excel-Dateien aus Cloudspeicherdiensten (z. B. OneDrive/OneDrive for Business, Box, Dropbox und Google Drive) oder von FTP-/SFTP-Servern
  • Online-Dienste von Microsofts Plattform Azure (z.B. SQL-Datenbank, Service Bus und Storage Blob)
  • Office-365-Komponenten (z. B. Office 365 Outlook)
  • Listen aus SharePoint Online
  • E-Mail- und E-Mail-Marketing-Services (z. B. SendGrid und MailChimp)
  • Customer-Relationship-Management-Systeme (z. B. Salesforce, Dynamics CRM)
  • Communication-Tools (z. B. Slack und Twilio)
  • soziale Netzwerke (z. B. Facebook und Twitter)
  • Microsoft Translator
  • GitHub

Hohe Skalierbarkeit aller Komponenten

Im Anschluss an den Datenimport hat der Nutzer zahlreiche Möglichkeiten der Individualisierung. Diese reichen vom Hinzufügen von Screens, Kontrollelementen und Formularen über den Einbau von Multimedia-Elementen bis hin zur Anpassung von Bildgröße und -ausrichtung. Sogenannte Flows lösen vordefinierte Aktionen als Reaktion auf bestimmte Ereignisse aus. Ähnlich Microsofts Excel verfügt PowerApps zudem über eine Formelleiste, die eine präzise Einflussnahme auf die spezifischen Eigenschaften von Kontrollelementen und Screens ermöglicht. Noch umfangreichere Anpassungsmöglichkeiten bestehen für Entwickler: PowerApps erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen die Einbindung und Verwendung selbst entwickelter Programmierschnittstellen (APIs).

Die eigentliche App-Erstellung nach Abschluss der Bearbeitungs- und Preview-Phase erfolgt innerhalb kürzester Zeit auf Knopfdruck. Um die fertigen Apps nutzen zu können, ist die Installation der PowerApps-App auf dem jeweiligen Endgerät erforderlich. Sie ist aktuell für Windows Phone, iOS und Android erhältlich und erfordert die einmalige Registrierung jedes Nutzers beim PowerApps-Dienst. Die erzeugten Anwendungen funktionieren plattformübergreifend und können nach der Veröffentlichung mit ausgewählten Mitarbeitern und Kunden geteilt werden. Unter Einräumung entsprechender Zugriffsrechte kann Nutzern oder Nutzergruppen überdies auch die Befugnis erteilt werden, die App je nach Bedarf zu modifizieren.

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Der Funktionsumfang einer App ist abhängig von der geplanten Art der Datennutzung und von den bereitgestellten Funktionalitäten zusätzlich eingebundener Services. So kann beispielsweise eine simple Anwendung auf Basis von Daten aus einem Excel-Sheet erzeugt werden, die anschließend zu deren Anzeige und Bearbeitung dient. Aber auch weit komplexere Anwendungsszenarien wie das automatische Erstellen von Posts samt Übersetzungen in sozialen Netzwerken oder die Auswertung und sich regelmäßig aktualisierende Darstellung aus der Cloud abgerufener Kundendaten mittels einer CRM-Software sind denkbar.

Mehr Flexibilität für Office 365

Für Nutzer von Office 365 sind vor allem die Möglichkeiten interessant, die sich aus der Einbindung der Office-365-Komponenten Outlook, Video und Users in PowerApps ergeben:
  • Outlook: Funktionen wie das Empfangen und Lesen, Markieren, Weiterleiten, Löschen oder Verfassen einer E-Mail sind künftig auch per App nutz- und teilweise automatisierbar.
  • Video: Das Auflisten und Anzeigen von Videochannels und Video-Informationen sowie das Abspielen einzelner Videos ist ebenfalls per App möglich.
  • Users: Firmeninterne Office-365-Nutzerprofile können nach frei definierbaren Kriterien gefiltert und abgerufen werden.
Wer SharePoint Online verwendet, wird sich zudem über die Möglichkeit freuen, SharePoint-Listen innerhalb einer App betrachten, bearbeiten und erweitern zu können.

Online-Dienste per App noch effektiver nutzen

Obgleich sich PowerApps noch in der Preview-Phase befindet, zeigen die bereits implementierten Funktionen, dass das Baukasten-System künftig eine echte Alternative zur konventionellen App-Entwicklung darstellen kann. Die Vielzahl möglicher Datenquellen, die hohe Skalierbarkeit der Apps auch ohne Programmierkenntnisse sowie die Möglichkeit, unmittelbar auf sich verändernde Anforderungen zu reagieren, sprechen schon jetzt für den neuen Dienst. Zwar wurden bisher noch keine Preise für Standard- und Enterprise-Versionen genannt. Dennoch ist abzusehen, dass sich die PowerApps-Nutzung für mittlere und große Unternehmen, deren Arbeitsabläufe zu einem großen Teil in der Cloud stattfinden, in jedem Fall lohnen wird.

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Quellenverweis:
https://powerapps.microsoft.com/en-us/tutorials/connections-list/ (und Unterseiten) https://powerapps.microsoft.com/en-us/blog/powerapps-and-sharepoint/ https://powerapps.microsoft.com/en-us/tutorials/share-app/ http://blogs.microsoft.com/blog/2015/11/30/introducing-microsoft-powerapps/ 
https://technet.microsoft.com/de-de/library/dn497701(v=vs.111).aspx 
http://www.porini.it/convergence-2015-emea-news-and-curiosities-from-barcelona/ http://www.codefest.at/post/2016/05/20/Turn-data-into-apps-with-PowerApps.aspx http://kom4tec.com/?s=powerapps 
http://winfuture.de/news,90050.html
https://powerapps.microsoft.com/en-us/
http://www.zdnet.de/88253087/microsoft-stellt-dienst-powerapps-fuer-plattformuebergreifende-entwicklung-vor/
http://www.heise.de/developer/meldung/Microsofts-PowerApps-Apps-ohne-Programmierkenntnisse-entwickeln-3027835.html
https://www.efexcon.com/2016/03/powerapps/

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