28. Mai 2015

Webbasiertes Reporting und Billing für Dienstleister


Erstellen Sie Ihre Rechnungen auch per Knopfdruck?

Rechnungsstellung auf Knopfdruck?

Die Rechnungsstellung ist in vielen klein- und mittelständischen Dienstleistungsunternehmen ein eher ungeliebter Prozess. Da große Systeme meist überdimensioniert sind, werden Rechnungen oft manuell mit Hilfe von Excel oder Word Vorlagen erstellt. Dokumentierte Aufwände müssen so von Hand in die Rechnungsvorlage übertragen werden. Nachträgliche Änderungen bedeuten somit wieder manuelle Anpassungen und folglich erheblichen Aufwand. Wenn dann der Kundenstamm und die Anzahl der Projekte umfangreicher werden, steigt der Aufwand der Rechnungsstellung schnell exponentiell an, da sich der Rechnungsstellungsprozess nicht an das Wachstum anpasst.

Doch welche Alternativen werden einem mittelständischen Dienstleister geboten, der keine großen Systeme einführen will?
Welche Möglichkeiten automatisierter Rechnungstellung gibt es, ohne die Daten von einem Reporting Tool ins Billing-Tool übertragen zu müssen?
Wie erstellen Sie Ihre Rechnungen? Wie hoch ist ihr zeitlicher Aufwand?
Und wie viele Rechnungen enthalten trotz des hohen Aufwands dennoch Fehler und müssen mühsam korrigiert werden?


Icon Report & Bill

Mit Hilfe unserer cloudbasierten Webanwendung „Report & Bill“ haben Sie ein Zeiterfassungs- und Abrechnungssystem, welches die Leistungsverrechnung für Ihr Unternehmen strukturiert, leicht verständlich und mit geringem Zeitaufwand möglich macht.

Die Anwendung richtet sich in besonderem Maße an Dienstleistungsunternehmen, die Projektgeschäfte beim Kunden durchführen und ihre Aufwände nach Stunden oder nach zuvor vereinbartem Stundenkontingent abrechnen.

Schauen wir uns "Report & Bill" mal etwas genauer an. 

1. Die Zeiterfassung

Ihre Mitarbeiter verbuchen tagesgenau ihre geleisteten Aufwände separiert nach Kunde und Projekt. Aufwände können hierbei sowohl für den Kunden geleistete Stunden (Work Report), als auch in diesem Rahmen angefallene Spesen sein.

Doch bevor ein Work Report über geleistete Stunden erstellt werden kann, muss zuvor der Kunde mit allen Rechnungsstammdaten sowie das zugehörige Projekt im System angelegt werden. Dieses Projekt kann dann aus verschiedenen Teilen (Deliverables) bestehen, die sich wiederum in mehrere Einzelaufgaben (Tasks) untergliedern können. Auf diese Weise können die Aufwände für erfolgreich absolvierte Projektteile separat reportet und auch abgerechnet werden. Außerdem erhält der Projektmanager einen besseren Überblick über die Aufwände der Einzelaufgaben und kann das Budget ggf. nachjustieren.

Die Projekte, die nicht beim Kunden fakturiert werden, können als intern markiert werden. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter durch Stundenziele für einen Bonus oder weitere Leistungen motivieren möchten, so bietet unser Tool auch die Möglichkeit, interne Projekte als zielrelevant zu kennzeichnen. Das bedeutet, dass diese Projekte zwar nach wie vor intern sind, die reporteten Stunden jedoch in die Zielerreichung der Mitarbeiter einfließen können. Hierfür steht in unserem Tool auch eine kumulierte Gesamtübersicht bereit, die die berichteten Stunden jedes Mitarbeiters nach internen, zielrelevanten und fakturierten Stunden aufspaltet.

Work Report im Detail
Work Report im Detail

Die Art des Projekts, ob intern, zielrelevant oder fakturierbar, ist für den berichtenden Mitarbeiter innerhalb des Work Reports bereits ersichtlich. In dieser Eingabemaske wird dann die nähere Beschreibung der Tätigkeit angegeben sowie die darauf verwendeten Stunden.
In der Übersicht der Work Reports kann dann nach Zeitraum und Mitarbeiter oder Projekt gefiltert werden, sodass die berichteten Aufwände mit den jeweils hinterlegten Stundensätzen innerhalb eines Zeitraums angezeigt werden – Die Basis für die zu erstellende Rechnung.
Auflistung aller Work Reports dieses Mitarbeiters
Auflistung aller Work Reports dieses Mitarbeiters

2. Die Spesenabrechnung

Kommen wir zu den Spesen. Diese werden auf ähnliche Weise eingetragen, wie die berichteten Stunden. Zuvor wird vom Projektleiter im System hinterlegt, ob Spesen, die im Projektrahmen anfallen, separat verrechnet werden oder in den jeweiligen Projektkosten bereits inkludiert sind. Je nachdem werden dann bei der Rechnungstellung die berichteten Stunden und die Spesen automatisch auf der Rechnung erfasst.
Spesen im Detail
Spesen im Detail



Auflistung der Spesen - Filterbar auf das jeweilige Projekt
Auflistung der Spesen - Filterbar auf das jeweilige Projekt



3. Die Rechnungstellung

Da es mit wachsendem Projektgeschäft gut möglich ist, dass mehrere Projekte bei ein und demselben Kunden umgesetzt werden, gibt es für die Rechnungstellung im Report & Bill Tool den sogenannten Vertragscontainer, der einem spezifischen Kunden zugeordnet wird und der mehrere Projektverträge für die einzelnen Projekte enthalten kann. Auf diese Weise wächst das Tool mit Ihrer Geschäftsentwicklung mit.

Die berichteten Daten Ihrer Mitarbeiter werden im Hintergrund dem entsprechenden Projektvertrag zugeordnet, so dass Ihre Buchhaltungsabteilung bei Rechnungslauf lediglich das abzurechnende Projekt, inkl. des aktuellen Vertrags für den bestimmten Kunden auswählt. Das System generiert daraufhin automatisch in Sekundenschnelle eine digitale und druckbare Rechnung als Word oder PDF Datei für diesen Kunden. Berechnungsgrundlage für diese Rechnung können neben den Stundenbuchungen Ihrer Mitarbeiter ebenfalls eingetragene Spesen und Gutschriften, sowie Festpreisbuchungen sein.

Durch die Stellung der Rechnung werden alle hierfür zugrunde liegenden Datensätze zur nachträglichen Bearbeitung gesperrt.

Datensicht der Rechnung
Datensicht der Rechnung


Rechnung per Knopfdruck zurückrollen
Falls zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung jedoch einmal nicht alle Daten im System eingetragen waren oder sich nachträglich Änderungen ergeben, so kann die Rechnung ganz einfach zurückgerollt werden. Das bedeutet, dass die Rechnung aufgelöst und die Rechnungsnummer sowie alle zugrunde liegenden Datensätze wieder zur Bearbeitung freigegeben werden. Sobald die Daten angepasst wurden, kann die Rechnung erneut erstellt werden. Damit werden dann wieder alle mit dieser Rechnung im Zusammenhang stehenden Verrechnungsdaten gesperrt.

3. Die Berechtigungsstufen

 Das System bietet 4 Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen an:
  • Der „Mitarbeiter“ kann Stundenbuchungen und Spesen im System eintragen.
  • Der „Projektmanager“ kann Projekte und die Verrechnungssätze dieses Projektes für sein Projektteam eintragen. Er erhält ebenfalls einen klaren Überblick über den finanziellen Status seiner Projekte.
  • Die Berechtigungsstufe „Management“ erstellt Rechnungen, kann Berechtigungen einsehen und übernimmt die Stammdatenpflege im System.
  • Der „Administrator“ kann zusätzlich Berechtigungen anpassen.
Wünschen Sie diesen zuverlässigen Helfer, der Sie bei der monatlichen Arbeit entlastet, Ihre Aufwände & Kosten reduziert und Sie vor Berechnungsfehlern schützt?

Unsere Anwendung Report & Bill ist separat, aber auch mit weiteren in Ihrem Arbeitsablauf unterstützenden Anwendungen in unserer cloudbasierten Rocket Suite erhältlich.

Oder Sie nehmen direkt Kontakt zu uns auf und lassen sich von uns ein Angebot machen unter
Direktkontakt: Allgeier Productivity Solutions oder einfach telefonisch unter: +49-211-91327-100



Ihre Kristin Switalski


Kommentare:

  1. Sehr interessant dieses "Report & Bill"-System. Aber gerade bei cloudbasierten Anwendungen stellt sich bei mir immer eine gewisse Sicherheitsfrage. Wir haben zur Zeit Zeiterfassungssystem und Abrechnungssystem getrennt. Für die Zeiterfassung nutzen wir dieses System: http://www.gecosoft.at/zeiterfassung/ Den Namen des Abrechnungssystems habe ich jetzt leider nicht im Kopf... Aber ich finde es sehr interessant die beiden Systeme zu kombinieren.

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    1. Hallo Andreas,

      ja, die Sicherheitsbedenken kennen wir. :-) Aber hier kann man mit Verschlüsselung gegensteuern. Im Grunde gehen Zeiterfassung und Abrechnung ja Hand in Hand. Mit mehreren Systemen kann man das auch abbilden aber spätestens hier hat man wieder einen Medienbruch und benötigt eine Import/Export Schnittstelle, um eine Automatisierung zu gewährleisten.

      Aktuell entwickeln wir das System stark weiter und werden es bald als SharePoint App für SharePoint Online releasen, selbstverstädnlich mit Verschlüsselung. Wir werden es über die Presse verteilen, wenn es soweit ist. Bleiben Sie dran :-)

      Viele Grüße

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