16. Februar 2018

Optimierung & Vereinfachung der SharePoint Workflows mit NINTEX


In dieser Blog-Reihe befassen wir uns mit einem mächtigen Drittanbieter-Tool, „NINTEX Workflows“ für den SharePoint, welches das Arbeiten optisch ansprechend, und im Gegensatz zu den integrierten SharePoint Workflows, vereinfacht darstellt. Schauen wir uns diese beiden Wörter einmal genauer an:

Workflows 

Workflows im SharePoint können die tägliche Arbeit um einiges erleichtern, indem sie Prozesse automatisieren und im Hintergrund Arbeit verrichten, die sonst von einer einzelnen Person ausgeübt werden würde. Sprich, E-Mails verschicken, Personen informieren, Inhalte einpflegen, Elemente anlegen, Seiten einrichten, Berechtigungen setzen, Genehmigungen einholen – Der Fantasie sind hier nur wenige Grenzen gesetzt.

NINTEX 

NINTEX ist laut Herstellerseite "ein einfacher Point-and-Click Workflow", wodurch er im Vergleich zu den SharePoint Boardmitteln intuitiv zu bedienen ist. Durch die grafische Aufbereitung lassen sich Prozesse außerdem leicht strukturiert darstellen. (Das Lizenzmodell und weitere Informationen finden Sie auf www.nintex.de)

Verdeutlichen wir die Funktionalität am besten mit einem konkreten Beispiel:


Ein Kunde wünscht sich die Möglichkeit, auf seinem SharePoint Projektseiten anhand weniger Angaben in einer Liste automatisch anlegen zu lassen. Dabei soll es eine "externe Projektseite" geben, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben und eine "interne" auf der nur die Projektmitglieder arbeiten dürfen. Projektseiten bedeuten in diesem Fall, dass wir SharePoint Seiten mit Listen und Bibliotheken, die für die tägliche Arbeit im Projekt interessant sind, zusammengestellt und diese als Vorlagen gespeichert haben.


Für die Integration dieser Anwendung, legen wir eine Unterseite mit dem Namen „Projekte“ an und hierauf eine Liste mit der Bezeichnung "Übersicht Projekte".



Wenn der Nutzer ein neues Element anlegen will, wird ihm folgende Eingabemaske angezeigt:


Hier kann der User den Titel des Projekts angeben, eine Projektnummer, eine Beschreibung und falls bereits bekannt, auch Projektteilnehmer. Das Feld für Tags ermöglicht außerdem die Eingabe von Projektthemen und der Status des Projekts ist interessant für die mögliche Archivierung von inaktiven Projekten.

Sobald der Nutzer auf "Save" klickt, beginnt der dahinterliegende NINTEX Workflow zu arbeiten und erstellt die Projektseiten.

Der NINTEX Workflow 

Über "Create a Workflow in Nintex Workflows" oder "Manage Workflows with Nintex Workflows", können neue Prozesse angelegt oder vorhandene verwaltet werden. Wir öffnen nun den bestehenden Workflow:




NINTEX ist in der grafischen Darstellung ein Flussdiagramm. Der Prozess startet im oberen Teil unter dem grünen Pfeil und läuft in der Regel bis zur letzten "Aktion" nach unten bis zum roten Stopp-Zeichen. Alle möglichen Aktionen werden bei Nintex auf der linken Seite der Oberfläche angezeigt:


Die Aktionen können nach Kategorien gefiltert, und sobald eine Entscheidung für eine Funktion gefallen ist, per Drag & Drop auf die rechte Seite in das "Flussdiagramm" gezogen werden. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet und bietet dadurch auch für Workflow Einsteiger die Möglichkeit, schnell einfache Prozesse abzubilden.

In unserem Beispiel sehen die Prozessschritte wie folgt aus:


Im ersten Schritt prüfen wir, ob die Projektnummer ein Leerzeichen enthält und entfernen dieses gegebenenfalls mit der Nutzung von "Regulären Ausdrücken" (Action: Regular expression), da sie anschließend für die URL der neuen Seite eingesetzt wird und hier Leerzeichen zu einem Fehler führen würden.
Danach nutzen wir die Nintex Action "Create Site" um die eigentliche Seite anzulegen. Wir übernehmen hier die Parameter aus der Liste. Also den Titel, die Projektbeschreibung, den Seitenbesitzer und den URL Namen, der in unserem Fall der Projektnummer entspricht.

Im Vorfeld haben wir für die externe und die interne Seite jeweils eine Vorlage erstellt, die hier jetzt entsprechend ausgewählt werden kann (Punkt "Template"). 

Im Anschluss speichern wir die URL in eine Variable (Action: Set Variable), und aktualisieren die Liste "Übersicht Projekte" mit dem Link zu der neuen Seite (Action: Update item).


Action: Update item

Durch die Syntax: "URL, Title", wird die URL in der Liste mit dem Titel der Seite und nicht mit der absoluten URL angezeigt.



Ergebnis:


Wenn die Seite angelegt wurde, werden die Berechtigungsgruppen für die neue Seite über den Workflow angelegt. 
Wir legen für jede Projektseite eine Reader-, eine Member- und eine Owner-Gruppe an.
 Dafür Speichern wir unsere Wunschnamen für die neuen Gruppen zunächst in Variablen:


Die eigentliche Gruppe wird anschließend über einen Web Service Aufruf (Action: Call web service) angelegt. Dafür muss die URL der Seite eingegeben und die Web Method "AddGroup" ausgewählt werden.
Die URL der Seite lesen wir mit der Variablen $URL aus, die wir zuvor gespeichert hatten. Für einen Web Service Call muss ein Administrator Account mit mindestens "Full Control" Rechten angegeben werden. 

Der "groupName" kommt aus unserer zuvor definierten Variable, der "ownerIdentifier" entspricht dem späteren Gruppenbesitzer und kann auch aus einer Variable ausgelesen werden, der "ownerType" ist group und der "defaultUserLoginName" ist die Person, die initial der Gruppe hinzugefügt werden soll. Die Beschreibung lesen wir auch aus einer Variable aus.

Wenn alle Gruppen angelegt wurden, werden Ihnen noch die entsprechenden Berechtigungen übertragen.


Auch dies wird über die Action "Call web service" realisiert.



Hier wird allerdings nun die Methode "AddPermission" aufgerufen. Übergeben werden muss der Titel der Seite, der "ObjectType", der "Web" entspricht und der Name der Gruppe, sowie den "permissionType", der "group" als Parameter benötigt und zuletzt die "permissionMask", die der sogenannten "Role Definition ID" entspricht. Mit dieser Zahlenkodierung sind die Standard Berechtigungsstufen im SharePoint festgelegt.

Beachten Sie: "Custom" Permission Level, also selbst angelegte Berechtigungsstufen, laufen derzeit im Web Service Aufruf, beim Setzen der Berechtigungen in einen Fehler. Der SharePoint Gruppe wird dann eine automatisch angelegte Ersatzberechtigung zugewiesen, mit dem Namen "Auto-generated Permission Level <GUID>", diese ist allerdings stark eingeschränkt.  Dies ist ein Microsoft SharePoint Fehler und kann derzeit nur durch das Schreiben eines eigenen Webservices behoben werden. (Quelle: https://community.nintex.com/thread/14807-auto-generated-permission-level)










Da in unserem Beispiel die "externe Seite" für alle Nutzer des Intranets sichtbar sein soll, sind die Gruppen der darüberliegenden Seite lesend und nur die Owner-Gruppe der Projektseite schreibend berechtigt. Auf der internen Projektseite sind nur die Projektgruppen berechtigt und die Projekt-Member haben schreibenden Zugriff.
Wenn alle Gruppen berechtigt wurden, wiederholen wir alle vorherigen Schritte für die Interne Projektseite. Jedoch wird diese unter der zuvor angelegten Seite erstellt und beruht auf einer anderen Projektseitenvorlage.


Wenn auch hier alle Gruppen berechtigt wurden, folgt nur noch ein letzter Schritt, bei dem wir die User, die beim ursprünglichen Listeneintrag als Projektmitglieder angegeben wurden noch der entsprechenden Gruppe hinzufügen.

Auch hierfür wird ein Web Service Call generiert. Den "userLoginName" lesen wir dabei aus dem Listeneintrag aus:





Das Ergebnis:


Link zur Seite, der nach ca. 30 Sekunden erscheint:


Externe Projektseite:


Berechtigungen externe Seite:


Interne Projektseite:



Berechtigungen interne Seite:


User werden per Workflow in die Gruppen gesetzt:


Nutzen Sie bereits NINTEX, aber benötigen noch Unterstützung bei der Einsatzweise? Sind oben genannte und gezeigte Anwendungen etwas, was Sie sich in Ihrem Unternehmen vorstellen können?
Dann kontaktieren Sie uns: wir stehen Ihnen gerne beratend zur Seite, um eine für Sie passende Lösung zu entwickeln.





5. Februar 2018

Office 365 Groups: Vorteile, Voraussetzungen und Mehrwerte.


Das Internet eignet sich hervorragend für die Zusammenarbeit verschiedener Individuen über große Distanzen hinweg – oder auch innerhalb eines Unternehmens. Durch die Vernetzung in Cloud-Systemen und entsprechenden Zugriff können Teams gebildet und Projekte gemeinsam bearbeitet werden. Das ist zunächst nichts Neues mehr, denn viele Unternehmen gehen bereits diesen Weg. Microsoft hat mit Office 365 Groups jetzt einen Ansatz zur umfassenden Vernetzung bestehender Strukturen geschaffen, der auf unnötige Konstruktionen verzichtet und die Kollaboration zwischen den einzelnen Beteiligten erleichtern soll.

Warum Office 365 Groups nutzen?

Zunächst sollte geklärt werden, was Office 365 Groups überhaupt ist. Es ist keine Neuerfindung des Rades, denn schon vor der Einführung dieses Dienstes konnte man über Microsoft-basierte Onlinedienste eine Vernetzung von Teams und Zuständigkeiten betreiben. Mit SharePoint Teamsites, Outlook Groups, Skype und anderen Angeboten konnte man das durchaus vernünftig lösen. In diesen klassischen Teamsite-Anwendungen können Dokumente organisiert, mit Metadaten versehen und zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt werden. Die Synchronisation erfolgt über OneDrive für Business in der Cloud. Weitere Elemente wie Kalender lassen sich ebenfalls integrieren. 

Wozu hat Microsoft also mit Office 365 Groups etwas Neues eingeführt? Die Flexibilität von SharePoint ist unbestritten und macht den Dienst zu einer perfekten Plattform für Zusammenarbeitsumgebungen in größeren Projekten. Allerdings bieten umfassende Teamsite-Lösungen auch viele Funktionen, die für einen Großteil der Benutzer unnötig und unübersichtlich erscheinen. Wer diesen Grad der Individualisierung weder wünscht noch benötigt, kann die Strukturen durch die Nutzung von Office 365 Groups vereinfachen und standardisieren.

Welche Voraussetzungen müssen für die Nutzung von Office 365 Groups erfüllt sein?

Mit Groups werden Projekte von Ballast befreit, weil vieles von dem bereitgestellten Handwerkszeug zur Erstellung von Kooperationsumgebungen oft gar nicht benötigt wird. Vereinfacht gesagt, könnte man Office 365 Groups als eine Weiterentwicklung der klassischen Verteilerliste bezeichnen. Durch die Benennung von Personen, die einer bestimmten Gruppe angehören, werden die Verteilerlisten angelegt. Um daraus eine Umgebung für vernetzte Zusammenarbeit zu erhalten, greift Groups auf diverse Office-365-Dienste zurück und verwendet deren essentielle Komponenten, die für die Kollaboration benötigt werden. Dies kann zum Beispiel ein gemeinsames Mailpostfach sein, das in Exchange Online erstellt wird. Gemeinsame Telefonkonferenzen werden über Skype for Business integriert. Datenaustausch und gemeinsame Bearbeitung erfolgen in SharePoint. 

Der Grundgedanke dahinter ist, dass zunächst nur eine Gruppe von beteiligten Personen erstellt wird, die dann entscheiden kann, welche Dienste im Rahmen von Office 365 den gewünschten Mehrwert bieten. Die entsprechenden Kooperationsfunktionen der Dienste können nach Bedarf genutzt werden. Das unterscheidet Office 365 Groups von anderen Teamsites, die in der Regel nur die Funktionen von SharePoint nutzen. 

Um Groups nutzen zu können, sind folgende Voraussetzungen wichtig:

  • Abschluss eines Office-365-Abonnements
  • Nutzung von Exchange Online und SharePoint Online
  • Aktivierung der Gruppenlösung für alle Dynamics-365-Bestandteile

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann über Microsoft Office 365 Groups auf die folgenden Funktionen zugegriffen werden:
  • Kalender zur Planung von Meetings, Events etc.
  • Organisation von Skype-for-Business-Meetings über den Kalender
  • Einrichtung von Gruppenpostfächern für die Gruppenkommunikation per E-Mail
  • Cloud-Bibliotheken zur Speicherung und ggf. gemeinsamer Bearbeitung von Ordnern und Dateien
  • One Note zur Nutzung als zentrales Notizbuch für alle Gruppenmitglieder
  • Office 365 Planner zur Organisation und Verteilung von Aufgaben und Übersicht von Projekten
  • Synchronisation von Daten über OneDrive Next Generation Sync Client (NGSC)
  • Darüber hinaus können auch weitere Komponenten mit Office 365 Groups vernetzt werden. Darunter können sich sowohl Microsoft-Dienste wie Twitter als auch unabhängige Dienste wie UserVoice oder Zendesk befinden. Eine strukturierte Vernetzung von Teams ist somit ohne zusätzlichen Aufwand möglich.

Welchen Mehrwert bietet diese Lösung für Unternehmen?

Der große Vorteil von Office 365 Groups liegt in der Vereinheitlichung der Prozesse. Es handelt sich um eine Out-of-the-Box-Lösung, die keiner weiteren Detailkenntnisse oder Zuweisungen anderer Teamsite-Dienste bedarf. Alle wichtigen Elemente der Zusammenarbeit werden auf Knopfdruck übersichtlich bereitgestellt. Ebenso einfach lassen sich Teams oder Projektkooperationen unabhängig von den jeweils verwendeten Applikationen verwalten. Egal, ob innerhalb der Firma oder im Rahmen einer firmenübergreifenden Kooperation; die reibungslose Einbindung von gängigen Office-Anwendungen von Microsoft wie Outlook, Word, PowerPoint und Excel erleichtert das Vorgehen ungemein. Durch den Einsatz mobiler Endgeräte können sich Mitarbeiter von jedem beliebigen Zugangspunkt über die Microsoft Groups Mobile App einbringen. Natürlich müssen die erforderlichen Arbeitsprozesse immer noch abgestimmt und angepasst werden, doch die Stabilität und Zuverlässigkeit von Office 365 Groups kommt dem reibungslosen Ablauf innerhalb der IT-Infrastruktur zugute. Wichtige Ressourcen der IT-Abteilung werden dadurch frei und können auf wichtigere Dinge fokussiert werden.

Fazit: Intuitives Arbeiten in klar strukturierter Gruppenumgebung

Natürlich muss man Office 365 Groups von Microsoft nicht zwingend nutzen. Für manche Unternehmen wird es auch keine Vorteile bringen. Für den größten Teil der Firmen, die nach einer einfachen und intuitiven Lösung für Teamsites suchen, ist Office 365 Groups aber eine perfekte Lösung. Neue Mitglieder einzuladen und zu integrieren wird durch die Nutzung der derzeitigen Office-365-Dienste besonders einfach. Das gilt natürlich auch für alle zukünftigen Erweiterungen. Für kurzfristige oder kleinere Projekte, die einen Großteil des Planungsaufkommens ausmachen, ist Office 365 Groups ideal geeignet. Für die Integration dieses Dienstes in die Unternehmensstruktur bietet Allgeier Productivity Solutions Office 365 an. Informieren Sie sich über das Angebot von Allgeier auf http://www.allgeier-ps.com/Office365/index.html.

Quellen:
http://www.comparex-group.com/web/de/MSLAR/Produkte/loesungen/sharepoint/sharepoint-2016.htm 
http://www.searchenterprisesoftware.de/meinung/Microsoft-Teams-und-Office-365-Gruppen-Willkommen-in-der-neuen-Arbeitswelt 
http://flow365.de/groups-teamsites-teams/ 
https://www.computerwoche.de/a/der-arbeitsplatz-der-zukunft,3211574
https://www.cio.de/a/wie-wir-im-jahr-2030-arbeiten,3103921
https://arbeits-abc.de/arbeitsplatz-der-zukunft/
http://www.zeit.de/karriere/beruf/2017-03/homeoffice-stress-gesundheit-bezahlung-mitarbeiter-studie
http://www.stern.de/wirtschaft/news/microsoft-bietet-homeoffice--wieso-heimarbeit-beim-arbeitgeber-unbeliebt-ist-6454110.html
http://www.spiegel.de/karriere/microsoft-home-office-und-flexible-arbeitszeit-fuer-alle-a-989526.html
https://www.techtag.de/business/microsoft-top-10-tools-fuer-bessere-team-arbeit-in-2017/
https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/homeoffice-was-beim-arbeiten-von-zuhause-zu-beachten-ist_76_301172.html
https://www.df.eu/blog/office-365-in-zukunft-einfacher-arbeiten/
http://www.presseportal.de/pm/32390/3504188
http://www.stern.de/wirtschaft/news/microsoft-bietet-homeoffice--wieso-heimarbeit-beim-arbeitgeber-unbeliebt-ist-6454110.html
http://karrierebibel.de/home-office-tipps/

25. Januar 2018

Information-Strategy – Wie klare Daten-Architekturen die Kommunikation im Unternehmen revolutionieren können


Informationsbeschaffung. Klingt simpel – Ist allerdings in vielen Unternehmen ausbaufähig. Viele Unternehmer sind sich des großen Optimierungspotenzials Ihrer Informationsstrategie nicht bewusst. Für bestmögliche Verfügbarkeit und Wertschöpfung aller Ressourcen, sollte eine klare Informations-Architektur gewährleistet sein. Mit nur wenigen Schritten werden Geschäftsprozesse effizienter und interne Kommunikation reibungsloser – damit Zeit für die wichtigen Dinge bleibt. Leicht gesagt, leicht getan:

Die Produktivität von null auf hundert fahren

Große Datenmengen beinhalten das Risikopotenzial, dass Mitarbeiter vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr erkennen können. Denn erst wenn Daten geordnet sind, werden sie zu brauchbaren Information und in weiterer Folge zu anwendbarem Wissen. Mit einer genauen und zielgerichteten Information Strategy werden benötigte Daten schnell gefunden und Prozesse effizienter gestaltet. Laut einer Studie von Unit4, Anbieter von Unternehmensanwendungen für Mitarbeiter, vom Juni 2017, verbringen Büromitarbeiter im Durchschnitt 552 Stunden ihrer Zeit pro Jahr mit sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben, was 69 Tagen und somit einem Drittel der jährlich geleisteten Arbeitszeit entspricht. Als Resultat der Umfrage geht hervor, dass sich die Kosten der an der Umfrage teilnehmenden Länder aufgrund der Vielzahl von Administrations-Arbeiten auf jährlich 5 Billionen Dollar belaufen. Unternehmen geht auf diese Weise ein großer Teil der Produktivität Ihrer Mitarbeiter verloren. Täglich wiederkehrende Such-Prozesse und Admin-Aufgaben werden zur Sisyphusarbeit und halten Arbeitnehmer in Angelegenheiten fest, die automatisiert um einiges effizienter abgearbeitet werden könnten. Das Ergebnis wäre eine Transformation von verlorener in genützte Arbeitskraft und eine Verlagerung in Bereiche, wo sie benötigt wird und am Ende Gewinn erzielt.

Eine Vielzahl an Vorteilen

Teamarbeit ist ausschließlich möglich, wenn allen Beteiligten die notwendigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Langes Herumsuchen führt zu Projekt-Stagnation und behindert die Zusammenarbeit im Unternehmen. Intuitiv zu wissen wo benötigte Daten abgelegt sind und wie man zu besagten Informationen kommt, ist hierbei die Quintessenz für effiziente Arbeitsprozesse. Erfolgreiche Collaboration führt unternehmensintern wiederum zu höherer Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Nicht nur die Kommunikation der bestehenden Arbeitnehmer wird begünstigt, sondern auch die Einarbeitung neuer Kollegen vereinfacht. Die Einstellung neuer Unternehmensmitglieder ist mit zeitintensiver Einschulung und Weitergabe von Know-how zur Informationsbeschaffung verbunden. Mit Bereitstellung einer klaren Informationsstruktur und Hilfe zur Selbsthilfe können sich neue Mitarbeiter frei in der Datenwelt des Unternehmens bewegen, ohne dabei auf den Beistand ihrer Kollegen angewiesen zu sein. Autonomie in Sachen Informationsbeschaffung kann bei neuen Mitarbeitern in weiterer Folge zu gesteigertem Selbstbewusstsein und höherer Potenzialausschöpfung in Arbeitsprozessen führen. Ein WIN-WIN, sowohl auf der Arbeitsnehmer- als auch auf der Arbeitgeber-Seite.

Revolution Ihrer Kommunikationsstruktur 


Schneller, einfacher, effizienter – Eine erfolgreich integrierte Intranet-Struktur lohnt sich in vielerlei Hinsicht. Besonders im Hinblick auf den Erfolg von sozialen Netzwerken und der Popularität bei Mitarbeitern, können Unternehmen von den Features einer internen Intranet Plattform profitieren. Laut dem Pew Research Report recherchieren 20% der Mitarbeiter in sozialen Netzwerken zu Problemen, die auf der Arbeit entstehen. Außerdem verbringen 24% der Mitarbeiter Zeit in sozialen Netzwerken um geschäftliche Kontakte zu pflegen. Für das Unternehmen wäre es wünschenswerter, wenn ebendiese Vorgänge nicht über externe Netzwerke, sondern über eine interne Plattform laufen würden. Laut einer Studie werden Mitarbeiter durch Einbindung eines firmenweiten Intranets um 20-25% produktiver, was in weiterer Folge zur Beschleunigung der Geschäftsprozesse führt.
Mithilfe der Suchfunktion können Dokumente vereinfacht, schnell und ohne Suchaufwand an mehreren Orten gefunden werden. Wenn fachspezifische Hilfe benötigt wird, assistiert eine Intranet Plattform außerdem dabei, schnell die passende Ansprechperson zur Lösung des Problems zu finden. Mithilfe individuell angelegter Nutzerprofile wird eine Person mit passenden Problemlösekompetenzen ausfindig gemacht und kann umgehend über Direktnachricht kontaktiert werden. Neben individueller Daten- und Personensuche können auch Projektgruppen gebildet werden. Um wichtige Informationen zu verteilen, kann dies innerhalb der Gruppe geschehen, um einer Vermischung interner und externer E-Mails in Ihrem Postfach vorzubeugen. Social Intranet ist also nicht nur ein Raum um wichtige Informationen und Dokumente zu sammeln, sondern ist auch hilfreich um mit seinen Kollegen in Interaktion zu treten um insgesamt effektiver arbeiten zu können.

Fazit



Eine adäquate Informations-Architektur ist im fortschreitenden Zeitalter der Digitalisierung von zentraler Bedeutung für Ihren Erfolg. Mit immer größer werdenden Datenmengen, einer Vielzahl von Projekten und der weiteren internen Vernetzung, steigt die Gefahr der Unübersichtlichkeit und Verzögerung der Geschäftsprozesse. Mit einer maßgeschneiderten Information Strategy machen Sie Ihr Unternehmen fit für eine erfolgreiche Zukunft. Mithilfe einer optimal angepassten Intranet Struktur ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern nicht nur einen besseren und schnelleren Abruf von Informationen, sondern begünstigen Teambuilding und reibungslose Kommunikation unter Kollegen. Die Allgeier Productivity Solutions unterstützt Sie bei der Erarbeitung und legt gemeinsam mit Ihnen einen ersten Basisstein in Richtung optimaler Information Strategy.
Anhand eines Assessments wird der Ist-Zustand zum Reifegrad Ihrer Intranet-Umgebung und ihr gewünschtes Zielbild festgestellt. Mit der Analyse des bestehenden Systems kann eine genaue interne Strategie ausgearbeitet werden.  Mithilfe einer implementierten Information Governance werden Sie außerdem dazu befähigt, alle Ihre Systeme und Werkzeuge im Griff zu haben. Damit ein Social Intranet auch wirklich eine Produktivitätssteigerung Ihrer Mitarbeiter und Arbeitsprozesse hervorbringt, muss die Einführung einer neuen Strategie gut geplant sein. Kompetente Partner der Allgeier Productivity Solutions sind Ihnen gerne dabei behilflich. Machen Sie sich bereit für eine effektive und profitreiche Intranet-Zukunft!

Quellen:
http://www.unit4.com/de/ueber/news/2017/06/studie-verwaltungsaufgaben-2017
https://www.tixxt.com/de/studie-belegt-arbeitnehmer-sind-durch-social-intranet-produktiver/
https://www.computerwoche.de/a/die-informationsarchitektur-als-herzstueck-in-der-digitalen-transformation,3312919


13. Januar 2018

Digitale Revolution im Büro: Der Arbeitsplatz der Zukunft ist Realität geworden


Der digitale Arbeitsplatz ist bereits jetzt für viele Arbeitnehmer Realität. Natürlich wird es immer Berufe geben, die nur vor Ort ausgeführt werden können. Doch schon heute lassen sich viele Tätigkeiten – vor allem im Bürobereich – auslagern. Denn wenn man ganze Callcenter nach Indien verlagern kann, dann sind auch digitale Arbeitsplätze im Homeoffice keine Utopie mehr. Und tatsächlich stellen immer mehr Firmen auf diese Arbeitsweise um und verabschieden sich von starren Strukturen. Somit bringt die Digitalisierung nicht nur technischen Wandel ins Büro, sondern verändert die Arbeitskultur insgesamt.

Die Anforderungen ändern sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen

Die Zeiten, in denen jeder sein eigenes Büro hatte, sind schon lange vorbei. Gerade in großen Unternehmen wurden vor allem aufgrund der Kostenersparnis Großraumbüros immer beliebter. Inzwischen hat sich das Konzept jedoch weiterentwickelt. Die vermeintlichen Vorteile der kurzen Kommunikationswege und der optimalen Raumausnutzung werden nämlich durch Nachteile oft aufgewogen. So fühlen sich viele Mitarbeiter im Großraumbüro unwohl und arbeiten ungern in klimatisierten und künstlich beleuchteten „Einzelzellen“. Auch der Geräuschpegel ist allgemein höher und Gespräche mit Kunden am Telefon vermischen sich mit Interaktionen der Mitarbeiter untereinander. Zudem führen die besseren Kommunikationswege häufig dazu, dass private Unterhaltungen geführt werden. Eine Lösung, die Arbeitnehmer und -geber zufriedenstellen kann, ist das Homeoffice, denn es bietet für beide eine größere Flexibilität.

Oft mangelt es an ausgereiften Konzepten für den digitalen Arbeitsplatz

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist in den letzten 25 Jahren geradezu explodiert. Klassische Büros mit Schreibmaschinen, analogen Telefonanlagen oder Faxgeräten sterben aus, da heutzutage über integrierte digitale Lösungen alles schneller und zumeist auch besser abgewickelt werden kann. Da die Voraussetzungen für einen digitalen Arbeitsplatz sich auf eine angemessene IT-Ausstattung (adäquate Computer und ggf. mobile Kommunikationsgeräte) beschränken, können Firmen ihre Mitarbeiter auch von zuhause aus arbeiten lassen. Für das Unternehmen bedeutet das Einsparungen hinsichtlich teurer Büroflächen, was insbesondere in Großstädten ein wichtiger Punkt ist. Die Produktivität lässt sich theoretisch ebenfalls steigern, da die Mitarbeiter mobiler, flexibler und agiler ihre Aufgaben erledigen können. In der Praxis klagen Arbeitgeber aber häufig darüber, dass die Kontrolle über die einzelnen Tätigkeiten der Mitarbeiter fehlt und die Erreichbarkeit nicht immer gegeben ist. Arbeitnehmer beklagen hingegen vor allem eine unflexible IT-Politik ihrer Unternehmen, die mit starren Vorgaben oder veralteten Geräten arbeiten. Es wird deutlich, dass ein flexibles Homeoffice bzw. die Digitalisierung von Arbeitsplätzen insgesamt nach tragfähigen Konzepten und Regeln verlangen, die von beiden Seiten eingehalten werden müssen.

Flexibilität soll nicht zur Anarchie verführen

Bei der Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes steht zunächst der technische Aspekt im Vordergrund: Der Mitarbeiter muss an seinem Arbeitsplatz über eine ausreichend schnelle Anbindung an das Internet verfügen. Außerdem muss es möglich sein, ungestört zu arbeiten, ein Punkt, der von den Arbeitnehmern häufig unterschätzt wird. Gleiches gilt für die Gewährleistung der Datensicherheit in einem privaten Arbeitsumfeld. Das oft von Arbeitgebern vorgebrachte Argument der mangelnden Produktivität und Arbeitskontrolle lässt sich hingegen relativ einfach durch Zeiterfassungssysteme und Produktivitätsvorgaben entkräften. Dabei sollte dem Chef allerdings auch klar sein, dass sich vor allem kreative Berufe nicht für ein typisches Acht-Stunden-Schema oder minutengenaues Tracking der Arbeitszeit eignen.

Moderne Tools können helfen, das Homeoffice zu realisieren

Microsoft gilt als Vorreiter bei der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen. Mitarbeiter dieses Unternehmens können frei wählen, wo sie ihren Aufgaben nachgehen. Damit will der Softwarehersteller beweisen, dass nahezu jede Firma auf diese Weise arbeiten kann. Hilfreich sind dabei standardisierte Tools und Software-Lösungen, die für alle Arbeitnehmer online zugänglich sind. Cloudbasierte Lösungen haben den großen Vorteil, dass Dokumente immer aktuell sind und von allen beteiligten Mitarbeitern gleichzeitig eingesehen und bearbeitet werden können. Gerade bei Projektarbeiten ist dies ein ungeheurer Vorteil, den das „gewöhnliche“ Office-Paket bisher nicht bot. Durch die Verwendung von Office 365, SharePoint und Skype for Business werden notwendige Absprachen und Konferenzen über (Video-)Telefonie besonders einfach. Termine werden in ersterem erstellt, Unterlagen über den Firmen-SharePoint geteilt und das Meeting über Skype for Business abgehalten. Somit haben Unternehmen Einblick und Kontrolle in den Arbeitsfortschritt und erreichen ihre Mitarbeiter in der Regel problemlos. Zudem ist die Datensicherheit hinreichend gewährleistet. Der Arbeitnehmer profitiert hingegen von flexibler Freizeit- und Arbeitsgestaltung. Allerdings verschwimmen auf diese Weise die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben. Daher gibt es auch Gegner dieser Konzepte. So hat IBM – als ehemaliger Vorreiter im Homeoffice-Bereich – inzwischen einen Schritt zurück gemacht, da die Kreativität durch den fehlenden Austausch mit Kollegen vor Ort angeblich ausgebremst werde.

Das klassische Büro wird nicht völlig verschwinden

Es wird immer einen Bedarf für Büros in Unternehmen geben, in denen vor Ort Entscheidungen getroffen oder Kundengespräche geführt werden müssen. Ganz sicher wird sich der klassische Arbeitsplatz am Schreibtisch auch künftig weiterentwickeln und nicht mehr viel mit dem traditionellen Büro zu tun haben. Ob papierloses Arbeiten oder virtuelle Kommunikationswege – die Digitalisierung wird vieles erleichtern. Die Vor- und Nachteile eines Großraumbüros lassen sich im direkten Vergleich mit dem Homeoffice pauschal kaum erfassen und sind oft von überholten Glaubenssätzen der Unternehmer geprägt. Wichtig ist, dass klare Regeln für beide Seiten festgelegt und die standardisierten Arbeitsmittel effektiv genutzt werden. Das gilt vor allem für die digitalen Cloud-Lösungen, welche die Produktivität signifikant erhöhen können. Spezialisierte Firmen wie Allgeier Productivity Solutions bieten entsprechende Konzepte für Unternehmen an, die an einer konsequenten Digitalisierung des Arbeitsplatzes interessiert sind. Informieren Sie sich daher bei Allgeier umfassend über Software-Lösungen wie SharePoint, Office 365 und Skype for Business:
  • http://www.allgeier-ps.com/Office365/index.html
  • http://www.allgeier-ps.com/skype-for-business/index.html
  • http://www.allgeier-ps.com/sharepoint/index.html

Quellen:
https://www.salesforce.com/de/blog/2017/03/digitaler-arbeitsplatz--wie-der-workspace-der-zukunft-ihre-produ.html
http://blog.instaffo.com/grossraumbuero-vor-und-nachteile
https://www.computerwoche.de/a/der-arbeitsplatz-der-zukunft,3211574
https://www.cio.de/a/wie-wir-im-jahr-2030-arbeiten,3103921 
https://arbeits-abc.de/arbeitsplatz-der-zukunft/ 
http://www.zeit.de/karriere/beruf/2017-03/homeoffice-stress-gesundheit-bezahlung-mitarbeiter-studie
http://www.stern.de/wirtschaft/news/microsoft-bietet-homeoffice--wieso-heimarbeit-beim-arbeitgeber-unbeliebt-ist-6454110.htm
http://www.spiegel.de/karriere/microsoft-home-office-und-flexible-arbeitszeit-fuer-alle-a-989526.html  
https://www.techtag.de/business/microsoft-top-10-tools-fuer-bessere-team-arbeit-in-2017/
https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/homeoffice-was-beim-arbeiten-von-zuhause-zu-beachten-ist_76_301172.html  
https://www.df.eu/blog/office-365-in-zukunft-einfacher-arbeiten/ 
http://www.presseportal.de/pm/32390/3504188 
http://www.stern.de/wirtschaft/news/microsoft-bietet-homeoffice--wieso-heimarbeit-beim-arbeitgeber-unbeliebt-ist-6454110.html
http://karrierebibel.de/home-office-tipps/
 

20. Dezember 2017

Customer Experience – die Bedeutung von Kundenerlebnissen für den Unternehmenserfolg


Um sich im digitalen Zeitalter am Markt zu behaupten, stehen Unternehmen vor enormen Herausforderungen. Aufgrund der weltweiten Vernetzung konkurrieren sie mit einer Vielzahl anderer Unternehmen und sind ohne spezielle Differenzierung austauschbar. Für eine erfolgreiche Positionierung am Markt ist es unausweichlich, sich von Wettbewerbern zu unterscheiden. Sowohl Produkte als auch Services müssen die Erwartungen der Kunden optimal erfüllen. Für nachhaltig zufriedene Kunden ist die Customer Experience von zentraler Bedeutung. Kunden mit guten Erfahrungen bleiben dem Unternehmen treu und empfehlen die Marke weiter. Nach einer Adobe-Studie haben viele Entscheider in deutschen Unternehmen die Bedeutung zufriedener Kunden erkannt und stellen die Customer Experience in den Mittelpunkt ihrer Strategie. Mehr als zwei Drittel sehen die Customer Experience als zentralen Erfolgsfaktor des digitalen Zeitalters. Für eine effiziente Umsetzung der Customer-Experience-Strategie und die konzentrierte Ausrichtung auf den Kunden müssen sowohl organisatorische als auch technische Maßnahmen getroffen werden.

Was ist Customer Experience?

Unter Customer Experience versteht man die Gesamtheit aller Erfahrungen, die Kunden oder potenzielle Kunden im Kontakt mit einem Unternehmen sammeln. Es existieren zahlreiche Kontaktpunkte zwischen Kunden und Unternehmen, die diese Erfahrungen positiv oder negativ beeinflussen. Diese reichen von der Werbung und Information über die Bestellung und den Konsum bis hin zur Nachbetreuung, Garantie und Kontaktpflege. Aufgrund der subjektiven Beurteilung der gesammelten Eindrücke entstehen kurze oder intensive Kundenbindungen.
Das Customer Experience Management stellt den Kunden bei allen Aktivitäten des Unternehmens in den Mittelpunkt und versucht, seine Erfahrungen positiv zu beeinflussen. Die Kundenwünsche und Kundenbedürfnisse sind bei allen Entscheidungen als Maßstab anzusehen. Ist das Customer-Experience-Management erfolgreich, entstehen loyale und langfristige Kundenbeziehungen.

Was ein positives Kundenerlebnis im digitalen Zeitalter so wichtig macht

Noch vor wenigen Jahren waren die Pflege von Kundenbeziehungen und die daraus resultierende Kundenerfahrung relativ überschaubar. Es gab nur wenige Vertriebs- und Handelswege und in vielen Bereichen standen persönliche Kontakte im Mittelpunkt. Mit der zunehmenden Vernetzung und den neuen Möglichkeiten des digitalen Zeitalters hat sich die Zahl der Kontaktpunkte zwischen Unternehmen und Kunden stark erhöht. Heute werden Erfahrungen mit Produkten, Services und Unternehmen über viele verschiedene Kanäle gesammelt. Kunden informieren sich über Webseiten, empfehlen Produkte in sozialen Netzen oder chatten mobil mit Servicemitarbeitern. All diese verschiedenen Aktivitäten machen eine ganzheitliche Gestaltung der Customer Experience wichtig und zu einem zentralen Thema der Unternehmensstrategie. Damit eine Marke erfolgreich sein kann, ist dem Kunden eine plattformübergreifende, zusammenhängende Story zu bieten, die Produkte oder Service erlebbar macht. Eine gute Customer Experience sorgt dafür, dass sich der Kunde emotional identifiziert und im Optimalfall zu einem Multiplikator und Markenbotschafter wird. Da Kontakte mit wenigen Klicks und zu jeder Zeit auch mobil entstehen können, muss die Customer-Experience-Strategie alle Kanäle ganzheitlich in Echtzeit bedienen.

Wieso Experten benötigt werden

Um die Kundenstrategie im Sinne einer optimalen User Experience auf den höchsten Unternehmensebenen voranzutreiben, werden Experten benötigt, da das herkömmliche Management diese Aufgabe nicht leisten kann. Eigene Führungskräfte mit speziellem Fokus auf den Kunden sind dafür da, die Customer Experience zu verbessern. Sie sorgen dafür, dass alle Berührungspunkte konsistent sind und bedienen die digitalen Tools und Kanäle mit Expertenwissen. Solche Experten-Positionen sind beispielsweise der Chief Experience Officer oder der Chief Customer Officer.

Wie Unternehmen im B2B-Bereich positive Kundenerlebnisse im Zuge der Digitalisierung schaffen und vorantreiben

Nicht nur im Privatkundenbereich (B2C), sondern gerade im Geschäftskundenvertrieb (B2B) bietet das digitale Zeitalter mit Internet und mobilen Technologien enorme Chancen, sich von Wettbewerbern abzusetzen und den Unternehmenserfolg zu steigern. Es existieren zahlreiche neue Absatzkanäle und ein fast unbegrenztes Informationsangebot, das den B2B-Bereich radikal verändert. Wie die Accenture-Studie „B2B Customer Experience 2015“ deutlich macht, hat ein Großteil der B2B-Unternehmen die Wichtigkeit einer positiven Customer Experience erkannt. Um die Profitabilität und den wirtschaftlichen Erfolg zu steigern, ist ein differenziertes Kundenerlebnis von zentraler Bedeutung. Erster Schritt zu einem positiven Kundenerlebnis ist die Vereinfachung der Interaktion mit dem Kunden. Entscheidend ist es, festzustellen, wie echter Mehrwert für den Kunden entsteht und wie die passenden Lösungen hierfür bereitgestellt werden können. Komplexe Abläufe und gehobene Ansprüche von B2B-Kunden sind dank Digitalisierung effizient zu bedienen. Im Mittelpunkt aller Aktivitäten sollte stets der Mehrwert für den Kunden und die Erleichterung seiner Geschäftstätigkeit stehen. Hierzu sind neue digitale Vertriebspraktiken zu nutzen. Wichtig gerade im B2B-Bereich ist es zudem, den Service nicht separat zu betrachten, sondern Produkt und Service zu einem Customer-Experience-Gesamtpaket zu kombinieren. Grundlage für eine optimale Customer Experience im B2B-Bereich stellen leistungsfähige CRM-Systeme und ausreichende Investitionen in die Digitalisierung dar. Vorreiter in diesem Sektor verwenden etwa zwei Drittel des Kundenerlebnis-Budgets für digitale Bereiche.

Von der Landingpage bis zur Nachbetreuung – die Customer Journey aktiv gestalten

Die Customer Journey umfasst alle Zyklen, die der Kunde beim Kauf eines Produktes durchläuft, und all seine weiteren Berührungspunkte mit einer Marke, einem Produkt oder einem Service. Die Phasen bis zur Kaufentscheidung sind folgendermaßen definiert:
  • Bewusstsein wecken
  • Interesse verstärken
  • Kaufwunsch des Kunden
  • konkrete Kaufabsicht
  • Kauf
Um die Customer Experience positiv zu gestalten, ist die komplette Customer Journey zu betrachten. Das reicht von der ersten Landingpage im Web über hohe Konversionsraten bis hin zum Kundenbeziehungsmanagement sowie der Nachbetreuung und dem Wiederkauf. Zu berücksichtigen sind die Besonderheiten des digitalen Zeitalters wie sogenannte Always-Online-Kunden, mit denen Unternehmen in Echtzeit über die verschiedenen Kanäle interagieren. Es sind hierzu vor allem die mobilen Endgeräte der Kunden zu bedienen. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Personalisierung der Kundenansprache. Für individuelle und personalisierte Angebote sind die Bedürfnisse im Vorfeld genau zu analysieren. Auf keinen Fall sollte digitales Marketing nach dem Gießkannen-Prinzip erfolgen. Über alle Kanäle hinweg erwarten Kunden eine durchgängige Customer Experience mit aufeinander abgestimmten Angeboten. Vertrauensfördernd beim Kunden wirkt der transparente und sichere Umgang mit seinen persönlichen Daten. Abgerundet wird die aktive Gestaltung der Customer Experience durch Self-Service-Angebote wie Apps für Mobilgeräte und digitale Prozesse wie Kundendienst per Chat im Messenger. Um Geschäftsprozesse zu digitalisieren, bildet beispielsweise Dynamics 365 von Microsoft eine zentrale Plattform. Dynamics 365 kombiniert die klassischen Kernkomponenten wie CRM und ERP mit weiteren Anwendungen und Tools. Dadurch lassen sich moderne Geschäftsprozesse für eine gute Customer Experience abbilden.
Das digitale Zeitalter macht mit seinen neuen Möglichkeiten und Kanälen die Customer Experience zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Unternehmen aus dem B2B-Sektor können sich mit einer aktiven Gestaltung der Customer Journey für ein optimales Kundenerlebnis von Wettbewerbern abheben.

Quellen:
http://www.absatzwirtschaft.de/customer-experience-deutsche-unternehmen-erklaeren-das-kundenerlebnis-zur-chefsache-63655/
https://www.pinuts.de/blog/webstrategie/definition-customer-experience-management 
http://www.rds.de/neu-microsoft-dynamics-365 
http://espresso-digital.de/2015/01/29/customer-experience-warum-im-digitalen-so-wichtig/https://www.salesforce.com/de/blog/2016/11/customer-experience--so-sorgen-sie-fuer-ein-positives-kundenerle.html 
https://community.dynamics.com/b/dynamicsblog-de-ch/archive/2016/05/09/warum-man-in-jedem-unternehmen-experten-f-r-kundenerlebnisse-braucht
https://www.accenture.com/de-de/insight-managing-b2b-customer-experience 
https://www.vertriebsmanager.de/ressort/die-revolution-im-b2b-vertrieb-613856966 
http://www.channelpartner.de/a/in-10-schritten-zur-optimalen-customer-journey,3048010
http://www.euroshop-tradefair.com/cgi-bin/md_euroshop/custom/pub/show.cgi/Web-ProdDatasheet/prod_datasheet?lang=2&oid=11447&exh_id=1689
https://de.wikipedia.org/wiki/Customer_Journey 
https://www.pinuts.de/blog/webstrategie/definition-customer-experience-management